JourneyTeam da vida a un sistema obsoleto con Power Apps

Con Microsoft Power Apps y un agente de Copilot, JourneyTeam ayudó a su cliente sin fines de lucro a reducir costos en un 54 %, ahorrar tiempo en tareas administrativas y volver a concentrarse en su misión.

2 de julio de 2025

A medida que las organizaciones sin fines de lucro lidian con la creciente competencia por la financiación, la incertidumbre normativa y la escasez de personal, los avances tecnológicos, como la IA generativa, presentan una oportunidad importante para abordar los desafíos operativos clave. Ya sea mediante la automatización de procesos manuales, la creación de facturas más rápidas y precisas, o el uso de datos para personalizar informes y análisis, la aplicación estratégica de soluciones tecnológicas puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a atender a sus comunidades. Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro enfrentan otro desafío: cómo implementar la IA generativa de manera oportuna, sin arruinarse.

Presentamos JourneyTeam, un socio de Microsoft desde hace mucho tiempo y tres veces ganador del premio Socio del Año que lleva trabajando más de 30 años para ayudar a organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas y gubernamentales, y más, a actualizar sus patrimonios tecnológicos. Se especializan en guiar a las organizaciones a través de las complejidades del panorama tecnológico para generar un crecimiento sostenible, brindando servicios y soluciones en aplicaciones comerciales, infraestructura, análisis, IA y más. Y, como expertos en desarrollo de código bajo, son especialmente hábiles en la creación de soluciones escalables que sus clientes pueden entrenar, adaptar y escalar con facilidad.

Eric Beins, director de tecnología de JourneyTeam, señaló sobre su asociación con Microsoft: "Hemos tomado la decisión deliberada de alinearnos al 100 % con Microsoft porque proporciona un ecosistema increíblemente completo, escalable y seguro para resolver los desafíos comerciales modernos. A diferencia de otras plataformas que requieren unir soluciones fragmentadas, Microsoft ofrece una pila integrada que abarca la planificación de recursos empresariales (ERP), la administración de relaciones con los clientes (CRM), la colaboración, los datos y la inteligencia artificial".

Y continuó: "Microsoft nos permite ofrecer resultados más inteligentes y rápidos a nuestros clientes. Nuestra estrecha colaboración nos proporciona acceso temprano a la innovación, apoyo directo y una hoja de ruta estratégica que nos ayuda a adelantarnos a las necesidades de nuestros clientes. Es más que una decisión tecnológica: es una estrategia de crecimiento para nuestros clientes y para nosotros".

Problemas con sistemas de informes que consumen mucho tiempo

En Utah, una organización educativa sin fines de lucro, cuyo objetivo es fomentar el éxito educativo a o largo de toda la vida de los niños en comunidades desfavorecidas, funciona como ancla de una educación temprana esencial. Al atender a 800 000 niños en Utah, Colorado, Nevada y Montana a través del programa federal Head Start, esta organización sin fines de lucro reconoció el poder de los datos para informar las decisiones, pero lidiaban con sistemas obsoletos que consumían mucho tiempo y eran engorrosos, un desafío que retrasaba el apoyo vital para miles de familias. Descubrieron que el seguimiento del ciclo de vida de los documentos y las actividades, desde las revisiones médicas hasta las evaluaciones educativas, era inconexo y requería mucho tiempo, por no hablar de las diversas formas en que los empleados rastreaban y almacenaban la información.

La organización sin fines de lucro comprendió la necesidad de actualizar sus sistemas de elaboración de informes para producir con mayor precisión y rapidez informes y análisis personalizables y adherir a los requisitos de cumplimiento, al tiempo que les permitía centrarse en los niños y las familias que utilizaban su programa. Contrataron a JourneyTeam para determinar cómo podían implementar una solución a medida que pudieran poseer en su totalidad, satisfaciendo sus necesidades organizativas y de usuario final. Como expertos en desarrollo de código bajo, JourneyTeam reconoció de inmediato que una solución desarrollada con Microsoft Power Platform ofrecería a su cliente la flexibilidad, escalabilidad y facilidad de uso que necesitaba. La organización disponía de recursos limitados y buscaba una implementación rápida, y dado que ya utilizaban tecnologías de Microsoft en toda su pila, Power Platform ofrecería una integración nativa y una capacitación sencilla, lo que consolidaba aún más la idoneidad.

Una persona trabaja en un equipo portátil en una oficina.

"Microsoft nos permite ofrecer resultados más inteligentes y rápidos a nuestros clientes. Es más que una decisión tecnológica: es una estrategia de crecimiento para nuestros clientes y para nosotros".

—Eric Beins, director de Tecnología, JourneyTeam

Código bajo: un mejor sistema para obtener mejores resultados

Después de determinar que una solución de código bajo sería la más adecuada para la organización sin fines de lucro, JourneyTeam trabajó directamente con ellos para comprender sus necesidades y capacidades. Desarrollaron la solución mediante Microsoft Power BI y Power Apps, ya que la integración perfecta con su pila tecnológica existente le dio al cliente las herramientas que necesitaba para hacer que el análisis de datos fuera más accesible y procesable. También optimizaron la entrada de datos, mejoraron la visibilidad de los datos a través de los paneles de Power BI así como también la comunicación dentro de la organización.

Beins explicó por qué el código bajo funcionó para su cliente: "Power Platform ayudó a nuestro cliente a implementar con rapidez un sistema eficiente y mejorado por inteligencia artificial con una reducción significativa de tiempo y costos. Y lo que es más importante, los posicionó para personalizar y escalar la solución de forma independiente a lo largo del tiempo, lo que la convierte en una inversión inteligente para hoy y mañana".

Con las herramientas fáciles de usar de la solución, la organización ahora puede:

Identificar tendencias en los resultados de los niños y realizar intervenciones específicas para apoyar mejor su desarrollo.
Optimice la presentación de informes a las agencias federales y estatales, que tienen directivas de cumplimiento estrictas, lo que hace que este proceso sea más rápido y menos oneroso.
Tome decisiones en tiempo real y basadas en datos para mejorar la calidad del servicio.

Una de las actualizaciones más importantes fue el uso de Microsoft Dataverse, una solución de almacenamiento de datos que proporcionaba acceso seguro y basado en roles a los datos para cada una de las ubicaciones de la organización sin fines de lucro. Esto eliminó la necesidad de solicitudes y exportaciones de acceso a datos separadas, lo que brindó a los equipos una mayor autonomía y control. La naturaleza personalizable de la plataforma significaba que la organización podía adaptar con rapidez el sistema para satisfacer sus necesidades cambiantes.

"El mayor valor de la IA con agentes es su capacidad no solo para responder preguntas, sino también para actuar. Eso se traduce en menos tiempo en el proceso y más tiempo para generar impacto humano".

—Eric Beins, director de Tecnología, JourneyTeam

Llevar el éxito un paso más allá con la IA con agentes

Para aprovechar el éxito de esta solución, JourneyTeam creó un agente basado en IA con Copilot Studio para optimizar el procesamiento y el análisis de las notas de los casos, que antes eran tareas manuales que llevaban mucho tiempo.

Los especialistas en servicios familiares solían pasar horas compilando informes, que luego iban y venían entre los especialistas y los gerentes de aprobación para su finalización. El nuevo agente de IA automatizó estas tareas repetitivas, reduciendo el tiempo de elaboración de informes de horas a solo minutos, lo que dio a los especialistas más tiempo para hacer un seguimiento de las familias. El agente, integrado directamente en la plataforma digital de la organización, planteaba preguntas a los empleados durante las reuniones familiares y creaba automáticamente relatos completos para su presentación.

Beins afirmó que Copilot Studio proporcionó al cliente de JourneyTeam un entorno seguro y de código bajo para crear un agente de IA "verdaderamente inteligente" que se integra directamente en sus flujos de trabajo.

Dijo: "Con esta solución, lo que antes llevaba horas de trabajo manual, como recopilar y finalizar las notas del caso, ahora se hace en cuestión de minutos a través de una experiencia conversacional. A diferencia de otras plataformas, Copilot Studio se integra a la perfección con el ecosistema de Microsoft, por lo que podemos combinar el razonamiento de la inteligencia artificial, el acceso a datos en tiempo real y el contexto del usuario sin poner el riesgo el cumplimiento ni requerir un nuevo entrenamiento extenso. El mayor valor de la IA con agentes es su capacidad no solo para responder preguntas, sino también para actuar. Eso se traduce en menos tiempo en el proceso y más tiempo para generar impacto humano".

Reenfoque en los niños, gracias a una reducción de 5 veces del tiempo dedicado a los procesos diarios

Los efectos de la solución original de JourneyTeam, y del agente de servicios familiares que crearon, fueron casi inmediatos. La organización vio una reducción de 5 veces del tiempo dedicado a los procesos administrativos diarios y una reducción del 54 % en los costos en comparación con su sistema heredado. Estas eficiencias liberaron recursos valiosos, lo que permitió a la organización sin fines de lucro concentrarse en lo que más importaba: mejorar los resultados para los niños y las familias. La solución fue tan eficaz que el programa Head Start certificó a la organización como un programa nacional de excelencia.

Ese éxito es algo que JourneyTeam y la organización sin fines de lucro tienen planificado compartir con otros programas Head Start en todo el país. Power Platform ha desempeñado un papel central en el éxito de esta solución, ya que le da al cliente de JourneyTeam la capacidad de tener control y gobernanza centrales sobre sus operaciones.

En cuanto a la asociación entre JourneyTeam y su cliente sin fines de lucro, están llevando el poder de Microsoft y el código bajo un paso más allá. La organización sin fines de lucro está planificando un programa de capacitación Copilot Studio que ayudará a los empleados a crear, administrar e implementar agentes por su cuenta, mejorando aún más una solución que ya es innovadora.

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