A wheelchair user speaking on a Teams call at their desk A wheelchair user speaking on a Teams call at their desk

Innovative-e transforma la administración organizativa con Microsoft Teams

Innovative-e aprovecha el poder de Microsoft 365 y la inteligencia artificial para ayudar a una universidad con su visión de futuro a convertir los desafíos de administración de proyectos heredados en oportunidades.

18 de diciembre de 2024

La administración de proyectos ha sido durante mucho tiempo una piedra angular de la eficiencia organizativa, lo que permite a las empresas ofrecer proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, y mejorar los procesos. Sin embargo, a medida que las industrias cambian y se adaptan al cambiante panorama tecnológico, es fundamental integrar los procedimientos recomendados de la organización con las últimas innovaciones para mantenerse al día con las necesidades modernas.

Ahí es donde entra Innovative-e. Fundada en 1999, es una empresa de modernización de la administración de proyectos especializada en soluciones basadas en la nube de Microsoft cuyo objetivo es ayudar a los clientes a lograr un mayor rendimiento organizativo. Como socio de Microsoft desde hace más de 15 años, Innovative-e ha obtenido dos designaciones de socio de soluciones en Trabajo moderno y aprovecha constantemente las ofertas de Microsoft AI Cloud Partner Program para mejorar sus habilidades con las últimas certificaciones de Microsoft. Como resultado de su profunda inversión en el ecosistema de Microsoft, han sido cuatro veces finalistas y tres veces ganadores de los premios Socio del año de Microsoft a lo largo de seis años, incluido el premio Socio del año 2024 para Trabajo moderno en la categoría Administración de proyectos y carteras.

"La tecnología ha llegado a un punto en el que permite prácticamente cualquier cosa que necesite. Hace un par de años, las plataformas no contaban con las capacidades para resolver problemas que antes no tenían solución en el espacio de administración de proyectos y trabajo", señaló Mike Taylor, director general de Innovative-e. "[Con] Microsoft Power Platform, Microsoft Planner, Microsoft Viva Goals, Project Online y Microsoft Teams como componentes principales, ahora dispone de formas seguras de vincular todo".

Como parte de su conjunto de soluciones de administración de proyectos y programas (PPM), Innovative-e desarrolló Teams for Project Management (Teams4PM), una aplicación de Microsoft Azure, Azure OpenAI Service, Power Platform y Microsoft Dataverse. Taylor dijo sobre la solución: "Teams4PM tiene características impulsadas por IA integradas para mejorar las capacidades de administración de proyectos, como resúmenes automáticos de reuniones, puntuación de positividad para el sentimiento del proyecto, además de datos que pueden ser utilizados por Microsoft 365 Copilot y para el desarrollo de agentes de Copilot Studio".

Teams4PM es solo una de las soluciones que ofrecen, y resultó ser justo lo que un cliente necesitaba.

Búsqueda de la eficiencia y la generación de informes para permitir la alineación estratégica

Southern New Hampshire University (SNHU) es una institución privada, sin fines de lucro y acreditada que lleva prestando sus servicios a estudiantes desde 1932. Ofrecen aproximadamente 200 programas, tanto en línea como en el campus, dirigidos por una fuerza laboral distribuida de más de 4800 empleados a tiempo completo y 9700 profesores adjuntos.

Para mantenerse al día con sus objetivos de innovación, SNHU necesitaba capacidades tecnológicas sólidas para escalar con rapidez y funcionar a nivel mundial. Sin embargo, los sistemas de administración de proyectos variaban mucho entre los departamentos. "Cuando Innovative-e se asoció con SNHU por primera vez hace más de cinco años, recién comenzaban a considerar la modernización de su estrategia de PPM y su huella tecnológica. Gran parte de su sistema PPM era un mosaico que generaba retrasos, redundancias e incoherencias en los informes", explicó Taylor. "Así que nos fijamos en los conjuntos de herramientas de Microsoft, incluidos Power Platform, Teams y nuestra solución personalizable, Teams4PM, para llevarlos al futuro".

Para el personal de la universidad era todo un desafío brindar a la dirección indicadores clave como el estado del proyecto en cuanto a plazos, presupuesto y objetivos. "Muchas personas no sabían adónde acudir para obtener información sobre los proyectos, porque estaba almacenada en distintos lugares y las herramientas no eran fluidas", explica Lori Lavallee, directora de Administración de Proyectos y Creación de Valor de SNHU.

La universidad reconoció la necesidad de seguir mejorando la administración de proyectos y las carteras en toda la organización. Eficiencia y modernización era exactamente lo que SNHU buscaba cuando contrató por primera vez a Innovative-e, y tras evaluar las opciones para sus necesidades actuales, volvieron a elegir a la organización como su socio tecnológico.

Tres personas conversan en una escalera exterior

"[Con] Microsoft Power Platform, Microsoft Planner, Microsoft Viva Goals, Project Online y Microsoft Teams como componentes principales, ahora dispone de formas seguras de vincular todo".

—Mike Taylor, director ejecutivo de Innovative-e

Evolución hacia un enfoque basado en la nube

La fase inicial de la colaboración consistió en un análisis riguroso del entorno actual para ayudar a desarrollar un sistema diseñado de forma estratégica para la administración de proyectos y la presentación de informes. 

"Nos centramos en crear valor en toda la organización simplificando la experiencia", señaló Taylor sobre la asociación con SNHU. "Reconocimos la necesidad de adoptar una plataforma central y herramientas que pudieran interoperar para reunir a las personas, las aplicaciones y los datos. La plataforma de Microsoft fue una elección sencilla; su dedicación a la innovación se traduce en que las operaciones de administración de proyectos de SNHU pueden escalar junto con Microsoft".

Innovative-e ayudó a SNHU a hacer un uso completo de Teams, Power Platform, Project Online y Planner. Además de estos esfuerzos de modernización, Innovative-e desarrolló su solución personalizada Teams4PM con Microsoft Power Apps para llevar Project Online completamente a Teams. También establecieron un panel de Microsoft Power BI que articula y visualiza la información del proyecto en todas las etapas de un proyecto para aportar coherencia a la experiencia de generación de informes, todo accesible dentro de Teams.

La solución de Innovative-e centralizó la experiencia de administración de proyectos, lo que ofrece a las partes interesadas de toda la universidad información instantánea sobre los proyectos. "La solución de Microsoft ha permitido reunir a todo el mundo en un sistema sincronizado que permite una visibilidad más transparente de las tareas en las que trabaja la gente", señaló Kurt Mithoefer, vicepresidente asistente de Administración estratégica de carteras en SNHU.

Two people working in a nook Two people working in a nook

"La dedicación constante de Microsoft a la innovación nos permite ayudar a los clientes a navegar y aprovechar este momento". El futuro depara posibilidades ilimitadas..."

—Mike Taylor, director ejecutivo de Innovative-e

Mayor transparencia, conocimiento de la capacidad y capacidad general de optimizar

La adopción de una solución flexible basada en la nube generó resultados positivos con rapidez para la universidad, tanto a escala macro como micro. Gracias a la información en tiempo real impulsada por la IA, SNHU ha visto una ejecución de proyectos más eficiente y transparente, desde la admisión hasta la finalización.

El liderazgo también ha mejorado la conciencia de la asignación de recursos y la visibilidad holística de los proyectos de toda la universidad, todo en una sola plataforma. "El sistema está diseñado para ayudarnos a entender de mejor manera el impacto de los proyectos en la universidad", dijo Lavallee. "Ahora podemos establecer prioridades en torno a los objetivos, ver cómo progresan y empezar a medir los beneficios resultantes".

Además, Teams4PM ha permitido a los empleados de SNHU trabajar más rápido y con una mejor administración de la capacidad, en gran parte gracias a la posibilidad de trabajar en las aplicaciones con las que se sienten más cómodos. Por ejemplo, los jefes de proyecto pueden trabajar en Project Online o Planner, y las partes interesadas pueden acceder a información en tiempo real y comunicarse en Teams. Los empleados obtienen una mejor vista de la canalización con una ubicación singular para la generación de informes y la administración. Gracias a ello, pueden "afrontar" futuras iniciativas de proyectos.

"SNHU está obteniendo muchos resultados tangibles de nuestra asociación, como la capacidad de visualizar las entradas de proyectos en toda la organización, colaborar sin problemas en iniciativas, ahorrar tiempo gracias a un proceso de creación de proyectos coherente y automatizado, y mucho más", afirmó Taylor. "Si bien este recorrido está en curso, la estrategia de SNHU de enfocarse en la administración de proyectos y trabajo está dando dividendos hoy y está ayudando a preparar su administración de proyectos y trabajo para el futuro a medida que continúan evolucionando desde aplicaciones heredadas y de terceros".

Redoblar la apuesta de Microsoft para aprovechar el momento

Este es solo el comienzo de la incursión de SNHU en las soluciones de administración de proyectos basadas en la nube. Mithoefer dijo sobre el trabajo de Innovative-e: "Agregar el conjunto de Microsoft 365, Microsoft Power Platform y Power BI nos permitió acelerar nuestra evolución y llevarnos al siguiente nivel".

Aunque Innovative-e desarrolló la solución de la universidad para que pueda personalizarse a medida que cambian las necesidades, su asociación continúa. SNHU conectó Teams4PM con Planner para escalar aún más sus capacidades, y siguen desarrollando una estrategia que permitirá a la universidad sacar partido a toda la gama de capacidades de inteligencia artificial integradas en Teams4PM. "Tenemos varias iniciativas en marcha con SNHU", señaló Taylor, "incluida una prueba de concepto respaldada por Microsoft para vincular Viva Goals con varios proyectos administrados en Planner y Project Online a través de Teams4PM".

Innovative-e tiene la intención de seguir mirando hacia el futuro con Microsoft. A medida que los clientes migran de las plataformas heredadas a las soluciones en la nube impulsadas por IA, este es un momento emocionante para trabajar en el espacio PPM.

"La dedicación constante de Microsoft a la innovación nos permite ayudar a los clientes a navegar y aprovechar este momento", dijo Taylor. "El futuro nos depara posibilidades ilimitadas con la convergencia de tecnologías clave de Microsoft para ayudarnos a conseguir colectivamente lo que antes era inalcanzable".

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