A wheelchair user speaking on a Teams call at their desk

Innovative-e transformiert das Organisationsmanagement mit Microsoft Teams

Innovative-e nutzt die Leistungsfähigkeit von Microsoft 365 und KI, um einer zukunftsorientierten Universität zu helfen, ihre alten Herausforderungen im Projektmanagement in Chancen zu verwandeln.

18. Dezember 2024

Das Projektmanagement ist seit langem ein Grundpfeiler der organisatorischen Effizienz, mit dem Unternehmen Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen und Prozesse verbessern können. Angesichts des Wandels in den Branchen und der Anpassung an die sich entwickelnde technologische Landschaft ist es jedoch unerlässlich, bewährte Methoden mit den neuesten Innovationen zu verbinden, um mit den modernen Anforderungen Schritt zu halten.

Hier kommt Innovative-e ins Spiel. Das 1999 gegründete Unternehmen hat sich auf Projektmanagement-Modernisierung spezialisiert und bietet Microsoft Cloud-basierte Lösungen an, die Kunden dabei helfen sollen, ihre organisatorische Effizienz zu steigern. Innovative-e ist seit mehr als 15 Jahren Microsoft-Partner und hat sich zwei Auszeichnungen als Solutions Partner im Bereich Modernes Arbeiten erworben. Das Unternehmen nutzt regelmäßig die Angebote des Microsoft AI Cloud Partner Program, um sich für die neuesten Microsoft-Zertifizierungen zu qualifizieren. Aufgrund seiner umfangreichen Investitionen in das Microsoft-Ökosystem war Innovative-e in den letzten sechs Jahren viermal Finalist und dreimal Gewinner des Microsoft Partner of the Year Awards, darunter der 2024 Partner of the Year Award for Modern Work in der Kategorie Project and Portfolio Management.

„Die Technologie ist inzwischen so weit, dass sie so ziemlich alles ermöglicht, was man braucht. Vor ein paar Jahren hatten die Plattformen noch nicht die Möglichkeiten, bisher unlösbare Probleme im Bereich des Projekt- und Arbeitsmanagements zu lösen“, sagte Mike Taylor, CEO von Innovative-e. „[Mit] Microsoft Power Platform, Microsoft Planner, Microsoft Viva Goals, Project Online und Microsoft Teams als Hauptkomponenten stehen Ihnen jetzt sichere Möglichkeiten zur Verfügung, alles miteinander zu verbinden.“

Als Teil seiner Suite von Projekt- und Programmmanagement (PPM)-Lösungen entwickelte Innovative-e Teams for Project Management (Teams4PM), eine Anwendung für Microsoft Azure, Azure OpenAI Service, Power Platform und Microsoft Dataverse. Taylor sagte über die Lösung: „Teams4PM verfügt über integrierte KI-gestützte Funktionen zur Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten, wie z. B. automatische Zusammenfassungen von Meetings, Positivbewertung der Projektstimmung sowie Daten, die von Microsoft 365 Copilot und für die Entwicklung von Copilot Studio-Agenten verwendet werden können.“

Teams4PM ist nur eine der Lösungen, die das Unternehmen anbietet, und es war genau das, was ein Kunde benötigte.

Auf der Suche nach Effizienz und Reporting-Funktionen für die strategische Ausrichtung

Die Southern New Hampshire University (SNHU) ist eine private, gemeinnützige, akkreditierte Einrichtung, die seit 1932 Studenten betreut. Sie bietet etwa 200 Programme an, sowohl online als auch auf dem Campus, die von mehr als 4.800 Mitarbeitenden in Vollzeit und 9.700 Lehrbeauftragten durchgeführt werden.

Um mit ihren innovativen Zielen Schritt zu halten, benötigte die SNHU robuste technologische Fähigkeiten, um schnell skalieren und global arbeiten zu können. In den verschiedenen Abteilungen gab es jedoch große Unterschiede bei den Projektmanagementsystemen. „Als die Partnerschaft zwischen Innovative-e und der SNHU vor über fünf Jahren begann, war die SNHU gerade dabei, ihre PPM-Strategie und ihre technologische Basis zu modernisieren. Ein Großteil ihres PPM-Systems war ein Flickenteppich, der zu Arbeitsrückständen, Redundanzen und inkonsistenten Berichten führte“, erklärt Taylor. „Wir haben uns daher für die Microsoft-Tools entschieden, darunter Power Platform, Teams und unsere anpassbare Lösung Teams4PM, um sie in die Zukunft zu führen.“

Für die Mitarbeiter der Universität war es eine Herausforderung, der Universitätsleitung wichtige Kennzahlen wie den Projektstatus in Bezug auf den Zeitplan, das Budget und die Ziele zu liefern. „Viele Personen wussten nicht, wo sie die Projektinformationen finden konnten, da sie an verschiedenen Orten gespeichert waren und die Tools nicht nahtlos ineinandergriffen“, so Lori Lavallee, Director of Project Management and Value Creation bei SNHU.

Die Universität erkannte die Notwendigkeit, das Projekt- und Portfoliomanagement in der gesamten Organisation weiter zu verbessern. Effizienz und Modernisierung waren genau das, wonach die SNHU suchte, als sie Innovative-e zum ersten Mal beauftragte, und nach der Bewertung der Optionen für ihre aktuellen Bedürfnisse wählte sie das Unternehmen erneut als Technologiepartner.

Drei Personen unterhalten sich auf einer Außentreppe

„[Mit] Microsoft Power Platform, Microsoft Planner, Microsoft Viva Goals, Project Online und Microsoft Teams als Hauptkomponenten stehen Ihnen jetzt sichere Möglichkeiten zur Verfügung, alles miteinander zu verbinden.“

– Mike Taylor, CEO, Innovative-e

Umstellung auf einen cloudbasierten Ansatz

Die erste Phase der Zusammenarbeit bestand in einer gründlichen Analyse der aktuellen Umgebung, um ein strategisch konzipiertes System für das Projektmanagement und das Reporting zu entwickeln. 

„Wir haben uns darauf konzentriert, Mehrwert für die gesamte Organisation zu schaffen, indem wir die Abläufe vereinfachen“, so Taylor über die Partnerschaft mit SNHU. „Wir erkannten die Notwendigkeit, eine zentrale Plattform und Tools einzuführen, die zusammenarbeiten können, um Personen, Anwendungen und Daten zusammenzubringen. Die Entscheidung für die Microsoft-Plattform fiel uns leicht; ihr Engagement für Innovation bedeutet, dass die Projektmanagement-Abläufe der SNHU mit Microsoft skalieren können.“

Innovative-e half der SNHU dabei, Teams, Power Platform, Project Online und Planner in vollem Umfang zu nutzen. Zusätzlich zu diesen Modernisierungsmaßnahmen entwickelte Innovative-e eine maßgeschneiderte Teams4PM-Lösung mit Microsoft Power Apps, um Project Online vollständig in Teams zu integrieren. Darüber hinaus wurde ein Microsoft Power BI-Dashboard eingerichtet, das Projektinformationen über alle Projektphasen hinweg darstellt und visualisiert, um ein einheitliches Reporting zu ermöglichen – und das alles innerhalb von Teams.

Die Lösung von Innovative-e hat das Projektmanagement zentralisiert und bietet allen Beteiligten der Universität einen sofortigen Einblick in die Projekte. „Die Microsoft-Lösung hat es ermöglicht, alle Beteiligten in einem synchronisierten System zusammenzuführen, das einen transparenteren Einblick in die Arbeit der Mitarbeiter ermöglicht“, sagte Kurt Mithoefer, Assistant Vice President of Strategic Portfolio Management bei SNHU.

„Das konsequente Engagement von Microsoft für Innovation ermöglicht es uns, Kunden dabei zu helfen, diesen Moment zu nutzen und zu gestalten. Die Zukunft birgt grenzenlose Möglichkeiten ...“

– Mike Taylor, CEO, Innovative-e

Erhöhte Transparenz, Kapazitätsbewusstsein und allgemeine Fähigkeit zur Optimierung

Die Einführung einer flexiblen, cloudbasierten Lösung brachte der Universität schnell positive Ergebnisse, sowohl auf Makro- als auch auf Mikroebene. Dank der KI-gestützten Einblicke in Echtzeit konnte die SNHU eine effizientere und transparentere Projektabwicklung verzeichnen, vom Beginn bis zum Abschluss.

Die Universitätsleitung hat außerdem einen besseren Überblick über die Ressourcenzuweisung und einen umfassenden Einblick in universitätsweite Projekte erhalten – und das alles auf einer einzigen Plattform. „Das System soll uns helfen, die Auswirkungen der Projekte an der Universität besser zu verstehen“, so Lavallee. „Jetzt können wir Prioritäten setzen, sehen, wie sie vorankommen, und beginnen, den daraus resultierenden Mehrwert zu messen.“

Teams4PM hat es den Mitarbeitenden der SNHU außerdem ermöglicht, schneller und mit besserem Kapazitätsmanagement zu arbeiten, was größtenteils auf die Möglichkeit zurückzuführen ist, in den Apps zu arbeiten, mit denen sie am besten vertraut sind. So können Projektmanager beispielsweise in Project Online oder Planner arbeiten und Interessengruppen können in Teams auf Echtzeit-Einsichten zugreifen und kommunizieren. Die Mitarbeitenden erhalten einen besseren Überblick über die Pipeline mit einer einzigen Stelle für Reporting und Management. Dadurch sind sie in der Lage, zukünftige Initiativen zu projektieren.

„SNHU profitiert von unserer Partnerschaft in vielerlei Hinsicht, z. B. durch die Möglichkeit, Projekteinführungen in der gesamten Organisation zu visualisieren, nahtlos an Initiativen zusammenzuarbeiten, Zeiteinsparungen durch einen konsistenten und automatisierten Projekterstellungsprozess und vieles mehr“, so Taylor. „Obwohl diese Entwicklung noch nicht abgeschlossen ist, zahlt sich die Strategie der SNHU, das Projekt- und Arbeitsmanagement in den Mittelpunkt zu stellen, bereits heute aus und trägt dazu bei, das Projekt- und Arbeitsmanagement zukunftssicher zu machen, während die Entwicklung von Legacy- und Drittanbieteranwendungen fortgesetzt wird.“

Die Gunst der Stunde nutzen und auf Microsoft setzen

Dies ist nur der Anfang des Einstiegs von SNHU in cloudbasierte Projektmanagement-Lösungen. Mithoefer sagte über die Arbeit von Innovative-e: „Durch die Integration der Microsoft 365-Suite, der Microsoft Power Platform und Power BI konnten wir unsere Entwicklung wirklich beschleunigen und eine neue Qualität erreichen.“

Obwohl Innovative-e die Lösung der Universität so entwickelt hat, dass sie an die sich ändernden Bedürfnisse angepasst werden kann, wird die Partnerschaft fortgesetzt. SNHU hat Teams4PM mit Planner verbunden, um die Möglichkeiten weiter zu skalieren, und sie arbeiten weiter an einer Strategie, die es der Universität ermöglichen wird, das gesamte Spektrum der in Teams4PM integrierten KI-Funktionen zu nutzen. „Wir haben mehrere Initiativen mit der SNHU gestartet“, so Taylor, „darunter ein von Microsoft unterstützter Proof of Concept, um Viva Goals mit verschiedenen Projekten zu verbinden, die in Planner und Project Online über Teams4PM verwaltet werden.“

Innovative-e wird auch weiterhin mit Microsoft in die Zukunft blicken. Da die Kunden von alten Plattformen auf KI-gestützte Cloudlösungen umsteigen, ist dies eine aufregende Zeit für die Arbeit im PPM-Bereich.

„Das konsequente Engagement von Microsoft für Innovation ermöglicht es uns, Kunden dabei zu helfen, diesen Moment zu nutzen“, so Taylor. „Die Zukunft birgt grenzenlose Möglichkeiten mit der Konvergenz von Microsoft-Schlüsseltechnologien, die uns gemeinsam helfen, das einst Unerreichbare zu erreichen.“

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