JourneyTeam verjüngt ein veraltetes System mit Power Apps

Mit Hilfe von Microsoft Power Apps und einem Copilot-Agenten hat JourneyTeam einem Nonprofit-Kunden geholfen, die Kosten um 54 % zu senken, Zeit für Verwaltungsaufgaben zu sparen – und sich wieder auf die eigene Mission zu konzentrieren.

2. Juli 2025

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs um Finanzmittel, der regulatorischen Unsicherheit und des Personalmangels bieten technologische Fortschritte wie die generative KI eine große Chance, die wichtigsten operativen Herausforderungen zu bewältigen. Ob durch die Automatisierung manueller Prozesse, eine schnellere und genauere Fakturierung oder die Nutzung von Daten zur Anpassung von Berichten und Analysen – die strategische Anwendung technologischer Lösungen kann gemeinnützigen Organisationen helfen, ihren Gemeinden zu dienen. Aber gemeinnützige Organisationen stehen vor einer weiteren Herausforderung: Wie kann man generative KI zeitnah implementieren, ohne die Kosten übermäßig zu erhöhen.

Hier kommt JourneyTeam ins Spiel, ein langjähriger Microsoft-Partner und dreimaliger Gewinner des Partner of the Year Award, der seit mehr als 30 Jahren gemeinnützige Organisationen, Bildungs- und staatliche Einrichtungen und viele mehr bei der Aktualisierung ihres Technologiebestands unterstützt. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, Organisationen durch die Komplexität der Technologielandschaft zu führen, um nachhaltiges Wachstum zu erzielen, und bietet Dienstleistungen und Lösungen für Geschäftsanwendungen, Infrastruktur, Analytik, KI und mehr. Und als Experten für Low-Code-Entwicklung ist das Unternehmen sie besonders gut darin, skalierbare Lösungen zu entwickeln, die ihre Kunden leicht trainieren, anpassen und skalieren können.

Eric Beins, Chief Technology Officer bei JourneyTeam, sagte über die Microsoft-Partnerschaft: „Wir haben uns bewusst für eine 100-prozentige Ausrichtung auf Microsoft entschieden, weil es eine unglaublich umfassende, skalierbare und sichere Systemlandschaft für die Lösung moderner geschäftlicher Herausforderungen bietet. Im Gegensatz zu anderen Plattformen, bei denen fragmentierte Lösungen zusammengefügt werden müssen, bietet Microsoft einen integrierten Stack, der Enterprise Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM), Zusammenarbeit, Daten und KI umfasst.”

Er fuhr fort: „Microsoft versetzt uns in die Lage, intelligentere und schnellere Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen. Unsere enge Partnerschaft ermöglicht uns einen frühzeitigen Zugang zu Innovationen, direktem Support und einer strategischen Roadmap, die uns hilft, den Anforderungen unserer Kunden einen Schritt voraus zu sein. Es ist mehr als eine technologische Entscheidung – es ist eine Wachstumsstrategie für unsere Kunden und für uns.”

Probleme mit zeitaufwändigen Berichtssystemen

In Utah fungiert eine gemeinnützige Bildungsorganisation, deren Ziel es ist, den lebenslangen Bildungserfolg von Kindern in unterversorgten Gemeinden zu fördern, als Pfeiler für die wichtige Früherziehung. Die gemeinnützige Organisation, die im Rahmen des Bundesprogramms Head Start 800.000 Kinder in Utah, Colorado, Nevada und Montana betreut, erkannte, wie wichtig Daten für die Entscheidungsfindung sind. Die Organisation hatte mit veralteten Systemen zu kämpfen, die zeitaufwändig und schwerfällig waren – eine Herausforderung, die die lebenswichtige Unterstützung für Tausende von Familien verzögerte. Die Nachverfolgung des Lebenszyklus von Dokumenten und Aktivitäten, die von Gesundheitsuntersuchungen bis hin zu Bewertungen im Bildungswesen reichten, erwies sich als unzusammenhängend und zeitaufwändig – ganz zu schweigen von den verschiedenen Möglichkeiten der Mitarbeiter, Informationen zu verfolgen und zu speichern.

Die gemeinnützige Organisation erkannte die Notwendigkeit, ihre Berichtssysteme zu aktualisieren, um genauer und schneller anpassbare Berichte und Analysen zu erstellen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen – und sich gleichzeitig auf die Kinder und Familien zu konzentrieren, die ihr Programm nutzen. Sie beauftragten JourneyTeam, um herauszufinden, wie sie eine maßgeschneiderte Lösung implementieren könnten, die sie vollständig übernehmen könnten und die ihren organisatorischen und Endbenutzer-Anforderungen entspricht. Als Experten für Low-Code-Entwicklung erkannte JourneyTeam sofort, dass eine mit der Microsoft Power Platform erstellte Lösung dem Kunden die nötige Flexibilität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit bieten würde. Das Unternehmen verfügte nur über begrenzte Ressourcen und strebte eine schnelle Bereitstellung an. Da das Unternehmen bereits Microsoft-Technologien in seinem gesamten Stack einsetzte, würde Power Platform eine native Integration und ein einfaches Training bieten, was die Eignung weiter untermauerte.

Eine Person die in einem Büro an einem Laptop arbeitet.

„Microsoft versetzt uns in die Lage, intelligentere und schnellere Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen. Es ist mehr als eine technologische Entscheidung – es ist eine Wachstumsstrategie für unsere Kunden und für uns.”

—Eric Beins, Chief Technology Officer, JourneyTeam

Low-Code: ein besseres System für bessere Ergebnisse

Nachdem wir festgestellt hatten, dass eine Low-Code-Lösung am besten zu der gemeinnützigen Organisation passen würde, arbeitete JourneyTeam direkt mit ihr zusammen, um ihre Anforderungen und Möglichkeiten zu erfassen. Die Spezialisten entwickelten die Lösung unter Verwendung von Microsoft Power BI und Power Apps, da die nahtlose Integration in den bestehenden Tech-Stack dem Kunden die Tools an die Hand gab, die er benötigte, um die Datenanalyse zugänglicher und umsetzbarer zu machen. Außerdem wurde die Dateneingabe rationalisiert, die Datentransparenz durch Power BI-Dashboards verbessert und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert.

Beins erklärt, warum Low-Code für den Kunden funktioniert hat: „Power Platform hat unserem Kunden geholfen, schnell ein effizientes, KI-gestütztes System zu implementieren und dabei Zeit und Kosten erheblich zu reduzieren. Wichtig ist, dass er die Lösung im Laufe der Zeit selbständig anpassen und skalieren kann, was sie zu einer klugen Investition für heute und morgen macht.”

Mit den benutzerfreundlichen Tools der Lösung kann die Organisation jetzt Folgendes erreichen:

Trends bei den Ergebnissen von Kindern erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihre Entwicklung besser zu unterstützen.
Die Berichterstattung an die Bundes- und Landesbehörden, die strenge Richtlinien zur Einhaltung der Vorschriften haben, rationalisieren, sodass dieser Prozess schneller und weniger mühsam ist.
Datengestützte Entscheidungen in Echtzeit treffen, um die Servicequalität zu verbessern.

Eines der wichtigsten Upgrades war der Einsatz von Microsoft Dataverse, einer Data-Storage-Lösung, die einen sicheren, rollenbasierten Zugriff auf die Daten für jede Niederlassung der gemeinnützigen Organisation ermöglicht. Dadurch entfiel die Notwendigkeit separater Datenzugriffsanfragen und -exporte, und die Teams erhielten mehr Autonomie und Kontrolle. Die Anpassbarkeit der Plattform bedeutete, dass die Organisation das System schnell an ihre sich entwickelnden Anforderungen anpassen konnte.

„Der Mehrwert der agentenbasierten KI besteht darin, dass sie nicht nur Fragen beantworten, sondern auch Maßnahmen ergreifen kann. Das bedeutet weniger Zeit für Prozesse und mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen.”

—Eric Beins, Chief Technology Officer, JourneyTeam

Mit agentenbasierter KI den Erfolg fördern

Um auf dem Erfolg dieser Lösung aufzubauen, entwickelte JourneyTeam mit Copilot Studio einen KI-gesteuerten Agenten, um die Bearbeitung und Analyse von Fallnotizen zu rationalisieren, die früher zeitraubende manuelle Aufgaben waren.

Familienservice-Spezialisten verbrachten oft Stunden mit der Erstellung von Berichten, die dann zwischen Spezialisten und Genehmigungsmanagern hin- und hergereicht wurden, um sie zu finalisieren. Der neue KI-Agent automatisierte diese sich wiederholenden Aufgaben und reduzierte die Zeit für die Berichterstellung von Stunden auf nur wenige Minuten. Der Agent, der direkt in die digitale Plattform der Organisation eingebettet ist, forderte die Mitarbeitenden während der Familiengespräche auf, Fragen zu stellen, und erstellte automatisch umfassende Berichte für die Einreichung.

Beins sagte, dass Copilot Studio dem Kunden von JourneyTeam eine sichere Low-Code-Umgebung bot, um einen „wirklich intelligenten“ KI-Agenten zu entwickeln, der direkt in seine Arbeitsabläufe eingebettet ist.

Er sagte: „Mit dieser Lösung wird das, was früher Stunden an manuellem Aufwand erforderte, wie das Zusammenstellen und Abschließen von Fallnotizen, jetzt in Minutenschnelle durch eine Konversationserfahrung erledigt. Im Gegensatz zu anderen Plattformen fügt sich Copilot Studio nahtlos in die Microsoft-Systemlandschaft ein, sodass wir KI-Schlussfolgerungen, Echtzeit-Datenzugriff und Benutzerkontext kombinieren können, ohne die Compliance zu gefährden oder umfangreiche Nachschulungen zu erfordern. Der Mehrwert der agentenbasierten KI besteht darin, dass sie nicht nur Fragen beantworten, sondern auch Maßnahmen ergreifen kann. Das bedeutet weniger Zeit für Prozesse und mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen.”

Neuausrichtung auf Kinder, dank einer 5-fachen Reduzierung des Zeitaufwands für die täglichen Prozesse

Die Auswirkungen der ursprünglichen Lösung von JourneyTeam – und des von ihnen geschaffenen Agenten für Familiendienste – waren nahezu unmittelbar. Die Organisation konnte den Zeitaufwand für die täglichen Verwaltungsabläufe um das Fünffache und die Kosten um 54 % im Vergleich zu ihrem Altsystem senken. Diese Effizienzsteigerungen setzten wertvolle Ressourcen frei, sodass sich die gemeinnützige Organisation auf das Wesentliche konzentrieren konnte: die Verbesserung der Ergebnisse für Kinder und Familien. Die Lösung war so effektiv, dass die Organisation vom Head-Start Programm als nationales Exzellenzprogramm zertifiziert wurde.

Dieser Erfolg ist etwas, das JourneyTeam und die gemeinnützige Organisation mit anderen Head-Start-Programmen im ganzen Land teilen wollen. Power Platform hat eine zentrale Rolle für den Erfolg dieser Lösung gespielt, da es dem Kunden von JourneyTeam die Möglichkeit gibt, seine Abläufe zentral zu kontrollieren und zu steuern.

Was die Partnerschaft zwischen JourneyTeam und seinem gemeinnützigen Kunden angeht, so gehen sie mit Power von Microsoft und Low-Code noch einen Schritt weiter. Die Non-Profit-Organisation plant ein Copilot Studio-Trainingsprogramm, das den Mitarbeitenden helfen soll, Agenten selbst zu erstellen, zu verwalten und bereitzustellen und damit eine bereits bahnbrechende Lösung weiter zu verbessern.

Weitere Erfolgsstorys von Partnern entdecken

Erfahren Sie, wie andere Organisationen in Ihrer Branche ihren Kunden mit Microsoft-Technologien helfen, Herausforderungen zu bewältigen, Erfolge zu erzielen und das Geschäft auszubauen.

Alle Erfolgsstorys durchsuchen

Dieses Dokument dient lediglich zu Informationszwecken. MICROSOFT ÜBERNIMMT FÜR DIESE ZUSAMMENFASSUNG KEINERLEI GEWÄHRLEISTUNG, WEDER AUSDRÜCKLICH NOCH STILLSCHWEIGEND.