Mit Beginn der Pandemie-Maßnahmen im März mussten Unternehmen großflächig aus dem Homeoffice arbeiten, Strukturen wurden von jetzt auf gleich angepasst, damit der Betrieb überall weiterlaufen konnte. In diesem Zusammenhang wählten viele Unternehmen auch Microsoft Teams für die Kollaboration, um vor allem die Chat- und Konferenzmöglichkeiten für sich zu nutzen.
Leider ging das oft nicht Hand in Hand mit der notwendigen Planung und einer Adoption-Periode, die normalerweise bei einer Teams-Einführung eine Rolle gespielt hätten. Was das für die jeweiligen Unternehmen, die Partner, die mit Teams arbeiten, Microsoft und vor allem für das wachsende Markt – und Beratungspotential in den kommenden Monaten bedeutet, erklärt Alexander Eggers im Interview:
Eine besondere Zeit liegt hinter und vermutlich vor uns, Herr Eggers. Wie erleben Sie gerade Ihr Business rund um Teams Adoption?
In der Tat, es ist eine sehr außergewöhnliche Zeit. Wir hatten schon vor Beginn der Pandemie eine große Nachfrage im Bereich Teams. Als dann von einem Tag auf den anderen viele Menschen ins Home-Office mussten, kam eine zusätzliche Welle auf uns zu. Mit den Pandemie-Maßnahmen haben sich auch die Rahmenbedingungen für die Einführungen maßgeblich verändert.
Was genau hat sich dabei verändert?
Bis März haben wir meist Mitarbeiter*innen der Kunden erklären mussten, dass Teams nicht nur ein Chat-Tool ist. Es ist eben einer der ersten Menüpunkte, den man sieht, wenn man den Teams Client zum ersten Mal startet. Dazu kennen fast alle Nutzer WhatsApp und Co, so dass Ihnen der Begriff Chat sofort klar ist. Der Bereich „Teams“, der für die Kollaboration verwendet wird, ist zu Beginn in der Regel leer. So erschließt sich das volle Potential und die eigentliche Bedeutung oft nicht von allein.
Und das war denn ab Mitte März anders?
Ja, denn die Kunden haben alle dringend Videokonferenzlösungen gebraucht und das haben Sie mit Teams schnell und unkompliziert bekommen. In vielen Firmen gab es schon Microsoft 365 Lizenzen, nur haben sie Teams nicht benutzt. Also war es sehr schnell ausgerollt und einsatzbereit. Jetzt stehen wir allerdings vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter*innen verstehen müssen, dass Teams eben viel mehr als ein Videokonferenz-Tool ist. Hier ist eben im Vorfeld eine entsprechende Einweisung nötig.
Teams ist doch an sich ein sehr intuitives Tool. Was könnte ohne vorherige Schulung der Mitarbeiter*innen die Unternehmen erwarten?
Ohne entsprechende Einweisung kommt es oft vor, dass einige Mitarbeiter*innen anfangen eigene Kanäle zu erstellen und auch erste Firmendaten im SharePoint abzulegen. Eh man sich versieht, nutzt dann die eine Hälfte der Firma Teams und die andere nicht. Dann entsteht schnell Wildwuchs. Denn Teams wurde ja in solchen Fällen nie richtig ausgerollt und damit hat auch keine geordnete Adoption stattgefunden. Demnach kennen die Mitarbeiter*innen auch keine Regeln, wie man sich in Teams bewegt und so macht es eben Jede und Jeder so gut es intuitiv geht.
Das lässt sich gut mit einem ERP-System vergleichen. Hier gibt es für alle Nutzer*innen standardisierte Eingabemasken. In der Kundeneingabemaske gibt es beispielsweise immer den Namen, die Anschrift und die Kontaktdaten in vordefinierten Feldern. Teams ist allerdings zum Start komplett leer und es gibt überhaupt keine Standardmasken oder Eingabefelder. Das wäre also so, als wären die Eingabemasken im ERP-System nicht vorhanden und alle User*innen bauen sich ihre eigene Kundeneingabemaske zusammen. Das ergibt schnell Chaos, denn jede Maske würde etwas anders aussehen. Und genauso ist es eben in Teams, wenn man es nicht mit der nötigen Adoption und Governance ausrollt.
Was bedeutet das denn dann für die Kunden? Was sollten die Ihrer Meinung nach beachten, damit es nicht zum Wildwuchs kommt?
Im Prinzip hilft es nur, recht schnell mit den nötigen Expert*innen einen Fahrplan zu entwickeln, wie man Teams sinnvoll weiter nutzen kann. Wir kennen das schon aus dem letzten Jahr. Viele Firmen haben Teams eingeführt, ohne weitere Adoption oder Change-Management und das Ergebnis war eben, dass nach spätestens sechs Monaten die IT-Leiter*in oder die Führungsebene merkten, dass es so nicht funktionieren kann. Man findet nichts mehr wieder, man weiß nicht, wann per Chat, per Teams oder per E-Mail kommuniziert wird. Manche starten Teams überhaupt nicht und die sind dann ganz raus aus dem Informationsfluss.
Das waren dann immer die Zeitpunkte, zu denen die Verantwortlichen zu uns gekommen sind mit dem Wunsch „aufzuräumen“ beziehungsweise es besser zu machen. Denn das Potential von Teams erkennen die meisten sofort, aber wenn mit dem Wildwuchs der Frust wächst, steht das Tool eben irgendwann zur Disposition - und das will eigentlich niemand.
Werden wir dann in der zweiten Jahreshälfte wachsenden Bedarf an Berater*innen in dem Bereich haben?
Auf jeden Fall. Die aktiven Nutzerzahlen haben sich von November bis April vervierfacht. Und das war mit Sicherheit ohne Adoption oder umfangreichen Governance-Regeln, also den „Spielregeln“. Wenn die Mitarbeiter*innen irgendwann wieder in ihren Büros sitzen, wird die Frage kommen, was machen wir jetzt eigentlich mit Teams? Und wenn man dann reinschaut, werden vermutlich viele Teams schon angelegt sein und es bleibt die Frage: abschalten oder richtig machen? Spätestens nach den Sommerferien wird sich diese Frage wohl oft stellen.
Wir schätzen Sie die Lage ein? Gibt es denn überhaupt genug Berater*innen? Sie sagten schon, dass vor der Corona-Zeit viele Anfragen reinkamen und Sie gut gebucht waren?
Es gibt viele gute Berater*innen für Teams-Adoption und Change-Management. Aber es gibt definitiv mehr Kunden als die bisherigen Berater*innen bedienen könnten. Wir arbeiten in dem Zusammenhang schon eng mit Microsoft zusammen. Beispielsweise haben wir mit unserem Partner, der Tec Networks GmbH, eine E-Learning Plattform ins Leben gerufen, um Microsoft Partnern alles rund um Adoption und Change-Management für Teams Einführungen mit zu geben - inklusive der PowerPoint-Folien für die Workshops, den Schulungsmaterialen sowie internem Marketingmaterial, wie Sticker oder T-Shirts. Unter www.teams-fuer-alle.de kann man das alles finden.
Das klingt spannend. Viel Glück für Ihre Plattform und vielen Dank für Ihre Zeit.
Alexander Eggers ist geschäftsführender Gesellschafter der epc GmbH und hat langjährige Erfahrung in der Einführung von Microsoft Teams und Office-365-Lösungen in kleinen und mittleren Unternehmen. Er ist Microsoft Service Adoption Specialist, Prosci Certified Change Practitioner und Microsoft 365 Certified Teams Administrator Associate. Als Speaker auf Collaboration Events und Microsoft-Veranstaltungen spricht er über ACM mit Microsoft Teams. Weiterhin betreibt der das Partnerportal www.teams-fuer-alle.de. Weitere Informationen über Alexander Eggers finden Sie unter: https://www.linkedin.com/in/teams-pro/
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