Mit digitalen Events begeistern

In-Person-Veranstaltungen sind gerade nicht möglich – und das bleibt vielleicht auch noch für eine ganze Weile so. Microsoft hat für das Fiskaljahr 2021 alle Events ins Virtuelle verlegt, auch die Inspire am 21. und 22. Juli. Einfach ein In-Person-Event ins Digitale zu verlegen, reicht dabei aber nicht. Um die Teilnehmer zu begeistern, braucht es eigene Ideen und Ansätze. Wir haben für Sie unsere Event-Profis aus den Bereichen Partner, Hackathons, Inspire und Webinare nach ihren Tipps und Don’ts für virtuelle Events befragt:

• Vermeiden Sie Dauer-Frontalbeschallung über mehrere Stunden und Slide-Schlachten, bei denen vor allem abgelesen wird. Das langweilt virtuell besonders schnell.
• Ein Event lebt vom Live-Charakter und vom direkten Austausch. Die Teilnehmer*innen nicht einzubeziehen, macht ein Event austauschbar.
• Inhalte, die für die Zielgruppe wenig relevant und praxisfern sind, lassen Ihre Teilnehmer*innen flüchten. Ein Event sollte deshalb auch nicht zu vollgepackt sein mit Themen und Inhalten.
• Virtuelle Events haben den großen Vorteil, dass sich auch Teilnehmer*innen mit wenig Zeit einloggen können. Machen Sie deshalb die einzelnen Tracks nicht zu lange.
• Ohne Moderator*in verlieren die Teilnehmer*innen schnell den Überblick über Aufbau und Ablauf des Events.
• Damit ein Event der DSGVO entspricht, dürfen die Namen Einzelner für andere Teilnehmer*innen nicht ohne ausdrückliches Einverständnis vorab sichtbar sein. Das gilt auch für Videoaufzeichnungen, etwa für OnDemand. Posten Sie auch keine Teams Meeting Links öffentlich, vor allem, wenn es keine Wartelobby gibt, die den „Einlass“ regelt. Lassen Sie sich aber von der DSGVO auch nicht abhalten, ein virtuelles Event zu planen: Tolle Veranstaltungen können ganz regelkonform umgesetzt werden.

• Sorgen Sie für viel Abwechslung und binden Sie die Teilnehmer*innen immer wieder ins Event ein. Bei kleinen Gruppen geht das persönlich, etwa per Chat und Audio. Bei großen Gruppen eignen sich neben dem Chat Umfragen und ähnliche Tools.
• Ein virtuelles Event muss nicht immer perfekt sein, also trauen Sie sich auch mal Neues auszuprobieren.
• Moderatoren, die die Sessions immer eröffnen und abschließen, begleiten die Teilnehmer durch das Event und sorgen für fließende Übergänge.
• Für eine lockere Feedback-Runde haben sich virtuelle Varianten der Mad-Tea Methode bewährt.
• Achten Sie auf die richtige Hardware-Ausstattung der Präsentierenden – aber auch der Teilnehmer*innen: Informieren Sie dafür am besten vorab, was für Tools und welcher Leistungsbereich der Hardware für eine reibungslose Teilnahme am Event nötig sind.
• Es gibt viele Plattformen für digitale Events, jede mit anderen Stärken und Schwächen. Machen Sie sich darum vorab klar, was für Ihr Event besonders wichtig ist und Suchen Sie dafür die wirklich passende Plattform aus.
• Tolle Webinare lassen sich auch ohne großen Aufwand und viel Budget selbst produzieren. Versuchen Sie es ruhig mal! Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie auf Perspektive, Licht und Hintergrund achten.
• Denken Sie an ein „Backup-Team“: Führen Sie immer mit mehreren Personen ein Event durch, falls sehr vielen Fragen gestellt werden oder es zu Problemen kommt.
• Best Practise: Die Microsoft Virtual Training Week wurde wegen COVID-19 vor kurzem von In-Person-Events zu einer digitalen Webinar-Woche umgewandelt – mit großem Erfolg: Mehr als 34.000 Registrierungen für die Webinare gingen ein, was bei einem physischen Event so gar nicht umsetzbar gewesen wäre.

• Gute Plattform mit integrierter Chat-Funktion als Ausgangspunkt, etwa Microsoft Teams oder ON24.
• Umfrage-Tools, um auch bei größeren Gruppen interaktive Beteiligung zu ermöglichen, etwa Microsoft Forms Pro oder Slido.
• Virtuelle Pinnwände und Whiteboards, um in Breakouts gemeinsam kreativ zu werden oder auch das Event zu dokumentieren, etwa Padlet, Mural oder Microsoft Whiteboard.
• Demos zum Ansehen und idealerweise auch zum Mitmachen.
• Vorsicht: „Viel hilft viel“ ist nicht der beste Ansatz. Sonst verlieren Sie Ihre Teilnehmer*innen in zu vielen unterschiedlichen Tools.

• Das Barcamp-Format als besonders interaktive Form virtueller Events.
• Roter Faden & Mehrwert: Wenn alle Session am Schluss nochmal zusammengefasst werden und alle Sessions im Nachgang als Aufzeichnung mit kurzer Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte abrufbar sind.
• Kurze, knackige Content-Einheiten von höchstens 30 Minuten, in denen ca. alle 10 Minuten Interaktion möglich ist. Das stellt auch sicher, dass die Teilnehmer*innen mental noch dabei sind.
• Der Spaß der Teilnehmer*innen beim Event und Rückmeldungen, dass Teilnehmer*innen ein Event sehr viel gebracht hat.
• Gelungene Inklusion: Wenn sich jemand meldet, dem die Untertitel im Webinar sehr geholfen haben, weil er Hörprobleme hat, ist das eine besondere Freude.

Haben Sie jetzt Lust bekommen, selbst ein virtuelles Event zu planen? Mit den Tipps unserer Profis gelingt das jetzt ganz sicher. Und falls Sie noch ein paar Anregungen brauchen, schauen Sie unbedingt bei unseren Training Days oder bei der Inspire vorbei!