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La propuesta refrescante de Seer Strategic Solutions para administrar el cambio

Con sus experiencias de capacitación profundamente integradas y centradas en las personas, Seer Strategic Solutions se posiciona como un socio de confianza para las organizaciones en sus trayectorias de transformación digital.

¿Cómo convencer a 1000 empleados para que reemplacen el software que usan diariamente por una herramienta completamente nueva? Probablemente no se pueda, a menos que primero se tome el tiempo de ganarse su confianza. Porque no importa cuán innovadora sea una herramienta, las organizaciones no obtendrán el ROI que esperan (y a veces prometen) a menos que sus equipos también se comprometan.

Esta idea no es nueva: Hace más de 60 años que las empresas usan el marco de Personas, procesos, tecnología para enfrentar el cambio. Pero dado que la innovación digital y los progresos de la IA avanzan a un ritmo acelerado, no sorprende que la tecnología llegue a asumir prioridad sobre las personas. Es por eso que Seer Strategic Solutions adopta una estrategia diferente.

Fundada por la socia directora Sheila Volante en el año 2021, la empresa de consultoría se especializa en la adopción del usuario final y la administración de cambios para el software de Microsoft 365. Pero Seer no solo implementa las herramientas: se toman el tiempo de entrevistar a sus clientes de entrada, prepararlos para el cambio y apoyarlos en cada uno de los pasos.

Como miembro de Microsoft Black Partner Growth Initiative (BPGI) y de la cohorte de 2023 Black Channel Partner Alliance Catalyst Accelerator, el equipo diverso e intergeneracional de Seer tiende un puente entre la tecnología y los equipos que la usan. “Muy pocos socios de implementación tienen prácticas activas que tomen en cuenta la adopción y la administración del cambio para los usuarios finales. Pueden ponerlo todo en marcha, encender todas las luces y entregarlo al cliente, pero este tiene que ocuparse de cerrar esa brecha”, señaló Jason Price, socio gerente de Seer. “El último tramo del cableado va del dispositivo a la persona, lo que representa un punto crítico. Para salvar esa distancia satisfactoriamente, Seer interviene para trabajar en conjunto con estos socios de implementación y garantizar una integración perfecta”.

Gestionar una transición de varias herramientas

Una gran compañía de seguros con más de 1000 empleados planeaba migrar de Slack, Zoom y Webex y consolidar los sistemas bajo Microsoft Teams para agilizar la comunicación y, en última instancia, mejorar la productividad. Recurrieron a Seer en busca de ayuda con la gran transición.

Cuando los equipos de gran tamaño usan múltiples medios de comunicación, Price sostiene que frecuentemente llegan a un punto con demasiada fricción. “Los empleados no saben a dónde ir para enviar un mensaje. No saben si tienen que usar la herramienta A o B, así que tienen que ir a todas”, explicó. “Y eso, por supuesto, niega el propósito, porque ahora demoraron cuatro veces más en enviar un breve mensaje”.

Pero el ser humano es un animal de costumbre , lo que resultó ser el mayor obstáculo para el proyecto. “El mayor punto débil fue que a la gente no le gusta el cambio. [Los empleados nos decían]: ‘Me encanta el producto actual, ¿cómo me van a obligar a dejarlo?’ ”, explicó Volante.

Con 16 años de experiencia en la implementación de productos de Microsoft, Volante sabía que el cambio a Teams ayudaría a sus clientes a consolidar su conjunto tecnológico y el gasto, y que simultáneamente abriría las puertas a las ventajas de todo el conjunto de productos de Microsoft 365.

Lo que distingue a Seer es cómo logran que sus clientes se sientan valorados y atendidos. Antes de comenzar con la migración propiamente dicha, Seer se enfocó en comprender qué valoraban los empleados de sus herramientas actuales para así poder trazar similitudes y destacar lo más novedoso y útil de la nueva solución.

“Entrevistamos a diversos departamentos para comprender sus perfiles y casos de uso, identificar a sus líderes y a quienes se resisten al cambio, así como su grado general de adaptación al mismo”, explicó Price. “La administración del cambio es el puente entre el motivo por el cual adquirió el software y lo que espera obtener de él. Pero también se trata, sobre todo, de conectarse con las personas y entender sus problemas directamente”.

Dos personas pasan cerca de una escalera mientras conversan

“Si quieres lograr un cambio en una organización, tienes que lograr que la aceptación en todos los niveles”.

–Jason Price, socio director, Seer Strategic Solutions

Una experiencia de capacitación enfocada en las personas

A partir de sus conversaciones con la organización, Seer propuso Enablement Experience, un programa combinado que incluye un taller de descubrimiento, guías de usuario, seminarios web en vivo y un programa de paladines para promover el soporte técnico en el lugar de trabajo, la satisfacción de los empleados y el uso activo de las soluciones de Lugar de trabajo moderno de Microsoft.

La experiencia ofrece a las organizaciones la oportunidad de probar los productos de Microsoft 365 en un entorno de espacio aislado, hacer preguntas y explorar las funcionalidades para determinar qué es lo que podrá promover los resultados positivos para la empresa. “Me encantan las Enablement Experiences. Es como probar el Lamborghini”, puntualizó Volante. “Generalmente puedes probar un producto en prácticamente todos los ámbitos. Pero en la tecnología no siempre tienes ese acceso”.

Otro aspecto clave de Enablement Experience es que incluye personas de todos los niveles de la organización. “Cuando llevamos a cabo estos talleres, invitamos al administrativo ejecutivo, al trabajador de primera línea, a personas de todas partes y de todos los departamentos”, aclaró Price. “Si quieres lograr un cambio en una organización, tienes que lograr que la aceptación en todos los niveles”.

En menos de 60 días, Seer capacitó a 650 empleados en la empresa. Aumentaron el uso activo mensual de Teams al 79,8 %, con 384 000 mensajes de chat y más de 3000 reuniones en solo tres meses, una hazaña que normalmente puede demorar 12, 18 meses o más. Pero más allá de fomentar la adopción de productos, Seer también logró generar confianza. La satisfacción de los empleados por su experiencia de habilitación se situó en un impresionante 89 %, donde más de una cuarta parte de los asistentes solicitó más capacitaciones con Seer.

Y el compromiso de Seer con sus clientes no termina en el momento de la entrega. Su ayuda va más allá de la vida útil de un proyecto. “Podemos hablar sobre lo que Microsoft está lanzando en el plan de desarrollo de productos 365 y cómo pueden incorporar esas nuevas características”, señaló Price. El apoyo continuo de Seer permite que los clientes sigan evolucionando y prosperando en su trayectoria digital.

“Estamos descifrando lo que la gente ha pensado sobre la administración del cambio. No se trata solamente de la capacitación: es un concepto y una experiencia totalmente diferentes”, explicó Volante. “Las empresas nos permiten entrar en su casa y cambiar sus muebles, básicamente. Y esa es la distancia que tratamos de salvar, sobre todo con el lanzamiento de productos de IA como Copilot. El ecosistema necesita más cambios”.

Four people around a conference table one is standing Four people around a conference table one is standing

“Cambiamos los trabajos y las funciones diarias de las personas. Las personas, los procesos y la tecnología, todos deben operar en conjunto”.

–Sheila Volante, socia directora, Seer Strategic Solutions

Una transformación digital distinta

En cualquier migración de sistema o implementación de herramienta, la filosofía de Seer sobre el cambio… no cambia. Tiene que partir por dentro. “Es el cambio individual el que asegura que la organización obtenga los beneficios”, señaló Price, “aunque muchos piensan que es al revés”.

Al dar prioridad a las personas en la tríada de personas, procesos y tecnologías, Seer no solo facilita una transición sin contratiempos para los clientes, sino que también los capacita para aceptar el cambio.

Dotados de su experiencia previa y de los recursos, relaciones y oportunidades a través de BPGI y de Microsoft AI Cloud Partner Program, Seer también establece un precedente sobre cómo debería abordarse la administración del cambio en la era digital: con empatía, inclusión y un profundo entendimiento de la dinámica humana ante los cambios tecnológicos.

“Hay que darle tiempo [a las personas] para comprender lo que están aprendiendo y experimentando”, afirmó Volante. “Porque hay que tener en cuenta que estamos cambiando su trabajo y sus funciones diarias. Las personas, los procesos y la tecnología, todos deben operar en conjunto”.

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