JourneyTeam donne vie à un système obsolète avec Power Apps

Grâce à Microsoft Power Apps et à un agent Copilot, JourneyTeam a aidé son client à but non lucratif à réduire ses coûts de 54 %, à gagner du temps sur les tâches administratives et à se recentrer sur sa mission.

2 juillet 2025

Alors que les organisations à but non lucratif sont confrontées à une concurrence croissante pour obtenir des financements, à l’incertitude réglementaire et à des pénuries de personnel, les avancées technologiques telles que l’IA générative offrent une opportunité significative pour relever les principaux défis opérationnels. Qu’il s’agisse d’automatiser les processus manuels, de créer un processus de facturation plus rapide et plus précis ou d’utiliser les données pour personnaliser les rapports et les analyses, l’application stratégique de solutions technologiques peut aider les organisations à but non lucratif à servir leurs communautés. Toutefois, les organisations à but non lucratif sont confrontées à un autre défi : comment mettre en œuvre l’IA générative en temps opportun, sans que cela ne soit trop coûteux.

C’est là qu’intervient JourneyTeam, un partenaire de longue date de Microsoft et trois fois lauréat du prix « Partenaire de l’année ». Cette entreprise aide depuis plus de 30 ans les organisations à but non lucratif, les établissements d’enseignement, les institutions gouvernementales et bien d’autres encore à moderniser leurs équipements technologiques. Elle est spécialisée dans l’accompagnement des organisations à travers les complexités du paysage technologique afin de leur permettre de développer une croissance pérenne, en leur fournissant des services et des solutions dans les domaines des applications métier, de l’infrastructure, de l’analyse de données, de l’IA, etc. Et, en tant qu’expert en développement low-code, ses équipes sont particulièrement douées pour créer des solutions évolutives que leurs clients peuvent facilement prendre en main, adapter et faire évoluer.

Eric Beins, Directeur de la technologie chez JourneyTeam, déclare à propos du partenariat avec Microsoft : « Nous avons délibérément choisi de nous aligner à 100 % sur Microsoft, car cette entreprise offre un écosystème incroyablement complet, évolutif et sécurisé pour relever les défis commerciaux modernes. » Contrairement à d’autres plateformes qui nécessitent l’assemblage de solutions fragmentées, Microsoft fournit une pile intégrée couvrant la planification des ressources d’entreprise (ERP), la gestion de la relation client (CRM), la collaboration, les données et l’IA.

Il ajoute : « Microsoft nous donne les moyens d’offrir à nos clients des résultats plus pertinents, plus rapidement. Notre partenariat solide nous permet d’accéder rapidement aux innovations, à une assistance directe et à une feuille de route stratégique qui nous aide à devancer les besoins de nos clients. Il ne s’agit pas seulement d’une décision technologique, mais d’une stratégie de croissance pour nos clients et pour nous-mêmes. »

Vous êtes confronté à des difficultés en raison de systèmes de création de rapports chronophages ?

Dans l’Utah, une organisation éducative à but non lucratif, dont l’objectif est de promouvoir la réussite scolaire tout au long de la vie des enfants issus de communautés défavorisées, joue un rôle essentiel dans l’éducation préscolaire. Cette organisation à but non lucratif, qui vient en aide à 800 000 enfants dans l’Utah, le Colorado, le Nevada et le Montana dans le cadre du programme fédéral Head Start, a pris conscience du pouvoir des données pour éclairer les décisions. Cependant, elle était confrontée à des systèmes obsolètes, chronophages et fastidieux, ce qui retardait l’aide vitale destinée à des milliers de familles. Elle a constaté que le suivi du cycle de vie des documents et des activités, qu’il s’agisse d’examens médicaux ou d’évaluations pédagogiques, était fragmenté et chronophage, sans parler des différentes méthodes utilisées par les employés pour suivre et stocker les informations.

L’organisation à but non lucratif a compris la nécessité de mettre à jour ses systèmes de reporting afin de produire plus rapidement et avec plus de précision des rapports et des analyses personnalisables, tout en respectant les exigences de conformité, ce qui lui permet de se concentrer sur les enfants et les familles qui bénéficient de son programme. Elle a fait appel à JourneyTeam pour déterminer comment mettre en œuvre une solution sur mesure dont elle serait entièrement propriétaire et qui répondrait à la fois aux besoins de l’organisation et des utilisateurs finaux. En tant qu’experts en développement low-code, JourneyTeam a immédiatement compris qu’une solution conçue avec la plateforme Microsoft Power offrirait à son client la flexibilité, l’évolutivité et la facilité d’utilisation qu’il recherchait. L’organisation disposait de ressources limitées et souhaitait un déploiement rapide. Comme elle utilisait déjà les technologies Microsoft dans l’ensemble de son infrastructure, Power Platform offrait une intégration native et une formation facile, ce qui la rendait d’autant plus pertinente.

Une personne travaillant sur un ordinateur portable dans un bureau.

« Microsoft nous donne les moyens d’offrir à nos clients des résultats plus pertinents, plus rapidement. Il ne s’agit pas seulement d’une décision technologique, mais d’une stratégie de croissance pour nos clients et pour nous-mêmes. »

—Eric Beins, Directeur de la technologie, JourneyTeam

Low-code : un meilleur système pour de meilleurs résultats

Après avoir déterminé qu’une solution low-code serait la mieux adaptée à cette organisation à but non lucratif, JourneyTeam a travaillé directement avec elle pour comprendre ses besoins et ses capacités. La solution a été développée à l’aide de Microsoft Power BI et de Power Apps, car l’intégration transparente avec l’infrastructure technologique existante a fourni au client les outils dont il avait besoin pour rendre l’analyse des données plus accessible et exploitable. Cela a également eu pour effet de rationaliser la saisie des données, d’améliorer la visibilité des données grâce aux tableaux de bord Power BI et de renforcer la communication au sein de l’organisation.

M. Beins a expliqué pourquoi le low code était la solution adaptée pour son client : « La Power Platform a aidé notre client à mettre rapidement en œuvre un système efficace, optimisé par l’IA, tout en réduisant considérablement le temps et les coûts. Plus important encore, cela lui a permis de personnaliser et de faire évoluer la solution de manière indépendante au fil du temps, ce qui en fait un investissement judicieux pour aujourd’hui et pour demain. »

Grâce aux outils conviviaux de la solution, l’organisation peut désormais :

Identifier les tendances au niveau de la situation des enfants et mettre en place des interventions ciblées pour mieux soutenir leur développement.
Simplifier le processus de création des rapports à soumettre aux agences fédérales et étatiques, qui ont des politiques de conformité strictes, afin de le rendre plus rapide et moins fastidieux.
Prendre des décisions en temps réel, basées sur des données, afin d’améliorer la qualité du service.

L’utilisation de Microsoft Dataverse, une solution de stockage de données, a été une amélioration majeure car cela a renforcé la sécurité et a instauré un accès aux données basé sur les rôles pour chaque site de l’organisation. Cela a éliminé la nécessité de soumettre des demandes d’accès aux données et d’exportations séparées, offrant ainsi aux équipes une plus grande autonomie et un contrôle accru. La nature personnalisable de la plateforme a permis à l’organisation d’adapter rapidement le système selon l’évolution de ses besoins.

« La valeur ajoutée de l’IA agentique réside dans sa capacité non seulement à répondre à des questions, mais aussi à agir. Cela signifie moins de temps consacré aux processus et plus de temps pour venir en aide aux individus. »

—Eric Beins, Directeur de la technologie, JourneyTeam

Aller plus loin dans la réussite grâce à l’IA agentique

Pour tirer parti du succès de cette solution, JourneyTeam a ensuite créé un agent optimisé par l’IA à l’aide de Copilot Studio afin de rationaliser le traitement et l’analyse des notes de dossier, qui étaient auparavant des tâches manuelles fastidieuses.

Les spécialistes des services aux familles passaient souvent des heures à rédiger des rapports, qui faisaient ensuite l’aller-retour entre les spécialistes et les responsables de l’approbation avant d’être finalisés. Le nouvel agent IA a automatisé ces tâches répétitives, réduisant ainsi le temps nécessaire à la génération des rapports de plusieurs heures à quelques minutes seulement, ce qui permet aux spécialistes de consacrer plus de temps au suivi des familles. Intégré directement à la plateforme numérique de l’organisation, l’agent posait des questions aux employés lors des réunions familiales et créait automatiquement des rapports complets à soumettre.

M. Beins a déclaré que Copilot Studio offrait au client de JourneyTeam un environnement sécurisé et low-code pour créer un agent IA « véritablement intelligent » directement intégré à ses workflows.

Il affirme : « Grâce à cette solution, ce qui prenait auparavant des heures de travail manuel, comme la compilation et la finalisation des notes de dossier, est désormais traité en quelques minutes grâce à une expérience conversationnelle. Contrairement à d’autres plateformes, Copilot Studio s’intègre parfaitement à l’écosystème Microsoft, ce qui nous permet de combiner le raisonnement IA, l’accès aux données en temps réel et le contexte utilisateur sans compromettre la conformité ni nécessiter une formation approfondie. La valeur ajoutée de l’IA agentique réside dans sa capacité non seulement à répondre à des questions, mais aussi à agir. Cela signifie moins de temps consacré aux processus et plus de temps pour venir en aide aux individus. »

Recentrage sur les enfants en divisant par 5 le temps consacré aux processus quotidiens

La solution originale de JourneyTeam, ainsi que l’agent de services aux familles que l’entreprise a créé, ont eu des effets quasi-immédiats. L’organisation a constaté que le temps consacré aux processus administratifs quotidiens a été divisé par 5, et que les coûts ont été réduits de 54 % par rapport à son ancien système. Ces gains d’efficacité ont libéré des ressources précieuses, permettant à l’organisation à but non lucratif de se concentrer sur ce qui importait le plus : améliorer la situation des enfants et des familles. La solution s’est avérée si efficace que l’organisation a été certifiée programme national d’excellence par le programme Head Start.

JourneyTeam et l’organisation à but non lucratif ont l’intention de partager cette réussite avec d’autres programmes Head Start à travers le pays. Power Platform a joué un rôle central dans le succès de cette solution, en permettant au client de JourneyTeam de bénéficier d’un contrôle et d’une gouvernance centralisés sur ses opérations.

Ce partenariat entre JourneyTeam et son client du secteur non lucratif fait passer la puissance de Microsoft et du low-code à la vitesse supérieure. L’organisation à but non lucratif prévoit de mettre en place un programme de formation Copilot Studio qui aidera les employés à créer, gérer et déployer eux-mêmes des agents, améliorant ainsi une solution déjà révolutionnaire.

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