Tipps für virtuelle & hybride Events

Seit Frühjahr 2020 findet der berufliche Alltag überwiegend virtuell statt. Interne Besprechungen sind zu regelmäßigen Onlinemeetings beispielsweise in Microsoft Teams geworden; und auch viele Events von Unternehmen, die früher ausschließlich als Präsenzveranstaltungen stattfanden, mussten von der analogen in die digitale Welt „umziehen“.

Ob Kunden-Workshop, Training, Konferenz oder Messe – in den vergangenen Monaten hat sich gezeigt, was alles möglich ist, wenn man gewohnte Pfade verlässt, Neues wagt und sich auf Experimentieren und Lernen einlässt.

Gleichzeitig hat ein Bewusstseinswandel eingesetzt: Waren virtuelle Veranstaltungen in der Pandemie zunächst nur notwendiges Übel, um die Physical-Distancing-Vorgaben einzuhalten, so haben viele Unternehmen inzwischen auch die Vorteile erkannt: Jede*r spart Zeit – und natürlich auch Geld –, wenn sie oder er nicht mehr extra anreisen muss. Zudem haben Digital-First-Events auch einen stärkeren inklusiven Aspekt: Die Teilhabe ist für einen viel größeren Kreis von Personen möglich. Und gut für die Umwelt sind sie auch noch: In puncto Nachhaltigkeit hat uns die Pandemie einiges darüber gelehrt, wie sich der CO2-Fußabdruck verkleinern lässt. Denn: Schon ein einziger Flug von New York nach Paris verursacht so hohe Emissionen, wie durch den jährlichen Heizbedarf bei einem durchschnittlichen europäischen Haushalt entstehen. Zum Vergleich: 30 Minuten Videostreaming setzen in etwa so viel CO2 frei wie eine sechs Kilometer lange Fahrt mit dem Auto.

Dennoch haben virtuelle Events auch Nachteile, da der persönliche Austausch (zumindest mit den bisher verfügbaren Mitteln) etwas auf der Strecke bleibt. Der Hauptgrund: Jede*r möchte andere Menschen real (wieder)sehen, ohne dazwischengeschaltete Technik wie Videokamera und Laptop-Monitor.

Rein virtuelle Veranstaltungen sind also wohl noch nicht der Weisheit letzter Schluss. Um die Vorteile von In-Person-Treffen im größeren Rahmen und virtuellen Events zusammenzubringen, bieten sich hybride Eventformate an. Das kann zum Beispiel eine Vor-Ort-Konferenz sein, die in Echtzeit via Internet gestreamt wird und den virtuell Teilnehmenden die Möglichkeit zur Interaktion bietet.

Wichtig dabei: Die Umgebung und die gezeigten Inhalte sollten für alle Beteiligten weitgehend identisch sein, und sowohl die physisch vor Ort Anwesenden als auch die virtuellen Gäste sollten die gleichen Chancen zur Beteiligung haben.

Einige Vorteile hybrider Events

- Reichweite und Flexibilität: Durch die Erweiterung des Events auf die digitale Dimension können mehr Personen teilnehmen – unabhängig von Zeit- und Kostenaufwand der/des Einzelnen oder geografischer Entfernung. Zudem gelten virtuell weniger Limitierungen bezüglich der Teilnehmendenzahl, wie sie bei Präsenzveranstaltungen allein durch die Location-Größe vorgegeben sein können.
- Kleinere Budgets: Nimmt ein Großteil der Zielgruppe virtuell teil, entstehen für diese bei der Veranstaltung weniger Kosten. So genügt eventuell eine kleinere Location (Miete), und auch die Kosten für Catering und Getränke sinken.
- Klima- und Umweltaspekte: Der verringerte Reiseaufwand im Zusammenhang mit hybriden Events kann zu mehr Nachhaltigkeit führen. (Allerdings muss in die Rechnung auch der Energieverbrauch für die Remote-Technik – Plattform, Streaming, … – einbezogen werden.)
- Analysen und Reporting: Beim Online-Anteil hybrider Veranstaltungen ist eine bessere Auswertung als bei reinen Präsenzveranstaltungen möglich, die Aufschluss über verschiedene Themen gibt und künftige Planungen erleichtern kann. Zum Beispiel: Welche Vorträge waren besonders gut besucht, wo gab es weniger Teilnehmende, wie hoch war der Aktivierungs- und Interaktionsgrad in den Sessions?
- Bereitstellung von Inhalten: Werden beispielsweise Sessions aufgezeichnet, können diese später für alle Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Außerdem lässt sich der Content auch für weitere Kanäle nutzen, zum Beispiel um anderen Interessierten einen Einblick in das Event zu geben und Marketing für künftige Veranstaltungen zu machen.

Die Top-5-Tipps für virtuelle oder hybride Veranstaltungen

Besonders bei hybriden Events erhöhen sich Planungsaufwand und Komplexität schnell. Hier finden Sie einige Empfehlungen aus unserem Team:

1. Der richtige Rahmen: Entscheiden Sie sich für einen geeigneten Veranstaltungsort und für hochwertige Technik. Bei virtuellen und hybriden Events ist ein Standort wichtig, der sich für das Streaming eignet (schnelle, stabile Internetverbindung), und Sie sollten in gute Mikrofone und Kameras investieren. Wichtig: Testen Sie Ihr Setup im Vorfeld mehrfach.
2. Weniger ist mehr: Überfrachten Sie die Agenda nicht mit zu vielen Sessions. Versuchen Sie, „durch die Brille“ Ihres Publikums zu schauen: Was ist wirklich von Interesse? Bedenken Sie bei der Planung vor allem die (tendenziell geringere) Aufmerksamkeitsspanne der virtuell Teilnehmenden.
3. Content is King (oder Queen): Stellen Sie ergänzende – und thematisch wirklich relevante – Materialien zu Ihrem Event bereit, um Ihren Gästen etwas von Wert an die Hand zu geben. Aktualität und Qualität gehen hier definitiv vor Quantität!
4. Gestaltung eines Learning-Pfads: Der bereitgestellte Content kann in Follow-ups gut mit weiterführenden Materialien verknüpft werden. Ihre Gäste erhalten so einen Weg mit Wissensstationen – und Sie haben die Möglichkeit, im Rahmen von Nurturing-Kampagnen immer wieder Kontakt aufzunehmen.
5. „Meet the Experts“: Bieten Sie Raum für persönliche Interaktionen – auch und gerade mit direkt zu vereinbarenden Onlinemeetings. So gelingt es Ihren Beteiligten, die Nahbarkeit auch virtuell zu bewahren.

Rückblick: Die Microsoft Virtual Events Powerweek im Mai

Hybrid-Veranstaltungen waren auch bei unserer Virtual Events Powerweek für Microsoft Partner vom 17. bis zum 20. Mai 2021 eines der zentralen Themen.

Unsere Experten Gernot Kühn, Partner Technology Architect Dynamics 365 + Mixed Reality bei Microsoft Deutschland, und Michael Greth, Moderator & Microsoft MVP Office Apps & Services – SharePoint, haben über Ansätze, Tools und technische Ausstattung für erfolgreiche Events informiert, theoretische Grundlagen vermittelt und praktische Erfahrungen ausgetauscht.

Falls Sie die Powerweek verpasst haben, finden Sie hier einige wertvolle Ressourcen:

- Ein umfassendes Nachschlagewerk für digitale und hybride Events ist das (englischsprachige und kostenfreie) Virtual Events Playbook. Einfach herunterladen und die vielen Tipps durchstöbern.
- Nutzen Sie außerdem die deutschsprachige Checkliste für Event-Organisatoren sowie die Tipps und Checkliste für die Moderation von Live-Events.
- Technische Hilfestellung zum Broadcasting und dem richtigen Setup gibt es in diesem englischsprachigen Leitfaden.
- An den Nachmittagen der Powerweek haben unsere Moderatoren spannende Gäste-Panel-Diskussionen in einem öffentlichen Stream abgehalten, bei denen verschiedene Expert*innen ihr Wissen und Best Practices geteilt haben – von Storytelling für die Einbindung von Teilnehmenden über nachhaltige Eventplanung und -umsetzung bis hin zu einer Reise in 3D-Umgebungen mit Holospaces. Die Aufzeichnungen der Panels stehen hier auf YouTube zur Verfügung.

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