JourneyTeam riporta in vita un sistema obsoleto con Power Apps

Usando Microsoft Power Apps e un agente di Copilot, JourneyTeam aiuta un cliente no profit a ridurre i costi del 54%, a risparmiare tempo sulle attività amministrative e a tornare a dedicarsi alla propria missione.

2 luglio 2025

Le organizzazioni no profit devono fronteggiare una crescente concorrenza per i finanziamenti, incertezze normative e carenze di personale, ma i progressi tecnologici come l'IA generativa rappresentano un'opportunità straordinaria per affrontare le principali sfide operative. Che si tratti di automatizzare i processi manuali, creare una fatturazione più rapida e accurata o usare i dati per personalizzare la creazione di report e l'analisi, l'applicazione strategica delle soluzioni tecnologiche può aiutare le organizzazioni no profit a servire le loro comunità. Ma hanno anche un'altra sfida da affrontare: come implementare l'IA generativa in modo tempestivo, senza spendere una fortuna.

A questo punto entra in gioco JourneyTeam, partner Microsoft di lungo corso che ha vinto per tre volte il Partner of the Year Award e lavora da oltre 30 anni per aiutare organizzazioni no profit, istituti di istruzione, enti pubblici e non solo ad aggiornare il patrimonio tecnologico. La sua attività principale è guidare le organizzazioni attraverso il complesso panorama tecnologico per costruire una crescita sostenibile, fornendo servizi e soluzioni in applicazioni aziendali, infrastrutture, analisi, IA e altro. Inoltre, in qualità di esperto di sviluppo con poco codice, è particolarmente abile nella creazione di soluzioni scalabili che i clienti possono apprendere, adattare e scalare facilmente.

A proposito della partnership con Microsoft, Eric Beins, Chief Technology Officer presso JourneyTeam, dichiara: "Abbiamo scelto deliberatamente di allinearci al 100% con Microsoft perché offre un ecosistema incredibilmente completo, scalabile e sicuro per risolvere le sfide aziendali moderne. A differenza di altre piattaforme che richiedono la combinazione di soluzioni frammentate, Microsoft fornisce uno stack integrato che copre la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la collaborazione, i dati e l'IA".

Continua: "Microsoft ci permette di fornire risultati più rapidi e intelligenti per i nostri clienti. La nostra solida partnership ci offre un accesso tempestivo all'innovazione, al supporto diretto e a una roadmap strategica che ci permette di stare al passo con le esigenze dei nostri clienti. È più di una decisione tecnologica: è una strategia di crescita per i nostri clienti e per noi".

Sistemi di creazione di report troppo lenti

In Utah, un'organizzazione no profit nel settore dell'istruzione che si pone l'obiettivo di promuovere il successo scolastico a lungo termine per i bambini delle comunità svantaggiate, rappresenta un punto fermo per l'educazione essenziale nella prima infanzia. L'organizzazione no profit, che serve 800.000 bambini tra Utah, Colorado, Nevada e Montana attraverso il programma federale Head Start, era consapevole del valore dei dati nelle decisioni, ma aveva a che fare con sistemi obsoleti, lenti e ingombranti: una difficoltà che comportava ritardi nel supporto vitale per migliaia di famiglie. Il monitoraggio del ciclo di vita dei documenti e delle attività, dagli screening sanitari alle valutazioni didattiche, era lento e disarticolato, per non parlare dei vari modi in cui i dipendenti tenevano traccia delle informazioni e le archiviavano.

L'organizzazione no profit era consapevole della necessità di aggiornare i sistemi di reporting per produrre report e analisi personalizzabili più rapidi e precisi, soddisfare i requisiti di conformità e concentrarsi sui bambini e sulle famiglie che usufruiscono del programma. Si è rivolta a JourneyTeam per determinare come implementare una soluzione su misura che potesse essere di sua proprietà e rispondesse alle esigenze dell'organizzazione e degli utenti finali. In qualità di esperto di sviluppo con poco codice, JourneyTeam ha visto immediatamente che una soluzione realizzata con Microsoft Power Platform avrebbe offerto al cliente la flessibilità, la scalabilità e la facilità d'uso di cui aveva bisogno. L'organizzazione aveva risorse limitate e cercava una distribuzione rapida. Dal momento che stava già usando le tecnologie Microsoft in tutto lo stack, la scelta è caduta su Power Platform, che avrebbe offerto un'integrazione nativa e richiesto poca formazione.

Persona in ufficio che lavora su un laptop.

"Microsoft ci permette di fornire risultati più rapidi e intelligenti per i nostri clienti. È più di una decisione tecnologica: è una strategia di crescita per i nostri clienti e per noi".

—Eric Beins, Chief Technology Officer, JourneyTeam

Sviluppo con poco codice: un sistema migliore per risultati migliori

Dopo aver stabilito che una soluzione con poco codice sarebbe stata la più adatta all'organizzazione no profit, JourneyTeam ha lavorato direttamente con il cliente per comprendere le sue esigenze e capacità. Ha sviluppato la soluzione usando Microsoft Power BI e Power Apps, poiché la perfetta integrazione con lo stack tecnologico esistente ha fornito al cliente gli strumenti necessari per rendere l'analisi dei dati più accessibile e fruibile. Ha inoltre semplificato l'immissione dei dati, aumentato la visibilità dei dati tramite i dashboard di Power BI e migliorato la comunicazione all'interno dell'organizzazione.

Beins ci spiega perché lo sviluppo con poco codice ha funzionato per questo cliente: "Power Platform ha aiutato il nostro cliente a implementare rapidamente un sistema efficiente e potenziato dall'IA con tempi e costi notevolmente ridotti. Soprattutto, ha permesso di personalizzare e scalare la soluzione in modo indipendente nel tempo, rendendola un investimento intelligente per il presente e per il futuro".

Grazie agli strumenti facili da usare della soluzione, l'organizzazione è ora in grado di:

Identificare le tendenze nei risultati dei bambini e adottare interventi mirati per sostenere meglio il loro sviluppo.
Semplificare l'invio di report alle agenzie federali e statali, che hanno rigorosi criteri di conformità, rendendo il processo più rapido e meno oneroso.
Prendere decisioni in tempo reale basate sui dati per migliorare la qualità del servizio.

Uno dei miglioramenti più importanti è stato l'uso di Microsoft Dataverse: una soluzione di archiviazione dati che offre un accesso ai dati sicuro e basato sui ruoli per ciascuna delle sedi dell'organizzazione no profit. Questo ha eliminato la necessità di richieste di accesso ai dati ed esportazioni separate, offrendo ai team maggiore autonomia e controllo. La natura personalizzabile della piattaforma ha permesso all'organizzazione di adattare rapidamente il sistema in modo che rispondesse alle proprie esigenze in continua evoluzione.

"Il valore più ampio dell'IA degli agenti è la sua capacità non solo di rispondere alle domande, ma di agire. Questo permette di dedicare meno tempo ai processi e più tempo all'impatto umano".

—Eric Beins, Chief Technology Officer, JourneyTeam

Oltre il successo con l'IA degli agenti

Per sfruttare il successo di questa soluzione, JourneyTeam ha quindi usato Copilot Studio per creare un agente basato sull'IA e semplificare l'elaborazione e l'analisi delle note sui casi, attività che in precedenza erano esclusivamente manuali e richiedevano molto tempo.

Gli specialisti dei servizi per le famiglie spesso passavano ore a compilare report, che poi facevano la spola tra gli specialisti e i responsabili dell'approvazione per essere finalizzati. Il nuovo agente IA ha automatizzato queste attività ripetitive, riducendo il tempo di generazione dei report da diverse ore a pochi minuti e offrendo agli specialisti più tempo per seguire le famiglie. L'agente è integrato direttamente nella piattaforma digitale dell'organizzazione e aiuta i dipendenti a formulare domande durante gli incontri con le famiglie, creando automaticamente riepiloghi completi da inviare.

Beins afferma che Copilot Studio ha fornito al cliente di JourneyTeam un ambiente sicuro e con poco codice per creare un agente IA "davvero intelligente", integrato direttamente nei flussi di lavoro.

Secondo Beins: "Con questa soluzione, quello che una volta richiedeva ore di lavoro manuale, come la compilazione e la finalizzazione delle note sui casi, ora viene gestito in pochi minuti attraverso un'esperienza conversazionale. A differenza di altre piattaforme, Copilot Studio si integra perfettamente con l'ecosistema Microsoft e permette di combinare il ragionamento basato sull'IA, l'accesso ai dati in tempo reale e il contesto dell'utente senza compromettere la conformità o richiedere una formazione estesa. Il valore più ampio dell'IA degli agenti è la sua capacità non solo di rispondere alle domande, ma di agire. Questo permette di dedicare meno tempo ai processi e più tempo all'impatto umano".

Riportare l'attenzione sui bambini riducendo di 5 volte il tempo dedicato ai processi quotidiani

Gli effetti della soluzione originale di JourneyTeam e dell'agente per servizi alla famiglia di sua creazione sono stati quasi immediati. L'organizzazione ha registrato una riduzione di 5 volte del tempo dedicato ai processi amministrativi quotidiani e una riduzione dei costi del 54% rispetto al sistema legacy. Queste efficienze hanno liberato risorse preziose e permesso all'organizzazione no profit di concentrarsi su ciò che conta di più: migliorare i risultati per i bambini e le famiglie. La soluzione è stata così efficace che l'organizzazione è stata certificata come eccellenza nazionale dal programma Head Start.

JourneyTeam e l'organizzazione no profit intendono condividere questo successo con altri programmi Head Start in tutto il paese. Power Platform ha svolto un ruolo centrale nel successo della soluzione, offrendo al cliente di JourneyTeam la possibilità di ottenere controllo e governance centralizzati delle proprie operazioni.

Per quanto riguarda la loro partnership, JourneyTeam e l'organizzazione no profit intendono sfruttare ancora meglio la potenza di Microsoft e dello sviluppo con poco codice. L'organizzazione no profit sta preparando un programma di formazione su Copilot Studio che aiuterà i dipendenti a creare, gestire e distribuire agenti in modo autonomo, migliorando ulteriormente una soluzione già rivoluzionaria.

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