JourneyTeam 以 Power Apps 為過時的系統注入活力

JourneyTeam 利用 Microsoft Power Apps 和 Copilot 代理程式協助非營利組織客戶降低了 54% 的成本、節省行政作業的時間，並重新專注於他們的使命。

2025 年 7月 2 日

隨著非營利組織面對逐漸激烈的資金競爭、法規的不確定性和員工短缺，生成式 AI 等技術進步提供了一個重大的機會，可以解決主要的營運難題。無論是將手動流程自動化、建立更快、更準確的發票處理程序，或是利用資料來自訂報告和分析，策略性地採用技術解決方案可以協助非營利組織為社區提供服務。但非營利組織還面臨另一個挑戰：如何使用有限的經費及時實作生成式 AI。

JourneyTeam 可以發揮作用，這是一位長期 Microsoft 合作夥伴，曾三度贏得年度合作夥伴獎，持續致力於協助非營利組織、教育和政府等機構更新技術資產已超過 30 年。他們專精於指引組織應對複雜的技術環境以創造永續成長，在商務應用程式、基礎結構、分析、AI 以及更多方面提供服務和解決方案。而且，做為低程式碼開發開發的專家，他們尤其擅長建置可擴展的解決方案，讓客戶可以輕鬆地進行訓練、調適和擴展。

JourneyTeam 技術長 Eric Beins 在談到與 Microsoft 的合作夥伴關係時說道：「我們在深思熟慮後決定與 Microsoft 保持 100% 的一致性，因為他們提供一個非常全面、可擴展且安全的生態系統，可以解決現代商務所面臨的挑戰。不同於其他平台需要將分散的解決方案拼接在一起，Microsoft 提供一個整合的堆疊，涵蓋企業資源規劃 (ERP)、客戶關係管理 (CRM)、協同作業、資料與 AI。」

他繼續說道：「Microsoft 讓我們有能力為客戶提供更智慧、更快速的結果。深厚的合作夥伴關係讓我們能夠在早期就取得創新技術、直接支援和策略性藍圖，有助於我們領先客戶的需求。這不只是技術上的決策，更是對於我們及客戶的成長策略。」

苦於費時費力的報告系統

在猶他州，有一個以促進弱勢社區的兒童終身教育成功的非營利組織，扮演著基礎早期教育的支柱角色。這個非營利組織透過聯邦 Head Start 計劃在猶他州、科羅拉多州、內華達州和蒙大拿州服務 80 萬名兒童，他們了解資料可以為決策提供資訊的力量，但同時卻使用著耗時且繁瑣的過時系統，這個難題拖延了對於數千個家庭的重要支持。他們發現追蹤文件和活動生命週期 (從健康檢查到教育評估) 既不連貫又耗時，員工更是利用各種不同的方式來追蹤和儲存資訊。

這個非營利組織體認到必須更新他們的報告系統，才能更準確快速地產出可自訂的報告和分析並符合法規遵循要求，同時能夠更加專注該計劃下的兒童和家庭。他們與 JourneyTeam 合作以找出如何實作一個可以完全擁有的量身打造解決方案，並滿足組織和最終使用者的需求。JourneyTeam 做為低程式碼開發的專家，立即確定使用 Microsoft Power Platform 建置的解決方案可以提供客戶所需的靈活性、可擴展性，並且易於使用。該組織的資源有限，並且希望能夠快速部署；由於他們已經在堆疊中使用了 Microsoft 技術，因此 Power Platform 可以提供原生整合和簡便的訓練，進一步鞏固適用性。

「Microsoft 讓我們有能力為客戶提供更智慧、更快速的結果。這不只是技術上的決策，更是對於我們及客戶的成長策略。」

—Eric Beins，JourneyTeam 技術長

低程式碼：更好的系統、更好的結果

確定低程式碼解決方案最適合該非營利組織後，JourneyTeam 與對方直接展開合作以了解他們的需求和能力。他們利用 Microsoft Power BI 和 Power Apps 開發解決方案，因為和現有技術堆疊的順暢整合可以為客戶提供所需的工具，使資料分析更易於存取和採取行動。這個解決方案還簡化了資料輸入，透過 Power BI 儀表板提高資料能見度，並加強組織內部的溝通。

Beins 說明低程式碼適用於客戶的原因：「Power Platform 協助客戶快速實作高效、以 AI 強化的系統，並大幅降低了時間和成本。重要的是，它使客戶能夠隨著時間演進獨立自訂和擴展解決方案，因此成為目前和未來的明智投資。」

有了這個解決方案中方便使用的工具，該組織現在可以：

判斷兒童結果的趨勢，並做出針對性的干預措施，以便更好地支持他們的發展。
簡化向聯邦和州政府機構 (這些機構具有嚴格的合規性政策) 報告的程序，使程序更加快速、負擔較輕。
做出即時、資料導向的決策以提高服務品質。

最重要的升級之一是使用 Microsoft Dataverse，這個資料儲存解決方案可以為非營利組織的每個據點提供安全、角色型的資料存取。這樣一來可以免除個別資料存取的要求和匯出作業，為團隊提供了更高的自主權和控制權。這個平台的可自訂本質意味著該組織可以快速調整系統以滿足不斷演化的需求。

「代理型 AI 的更廣泛價值在於它不僅能夠回應問題，還可以採取行動。這代表在流程上花費更少的時間，並投入更多的時間提供真人影響力。」

—Eric Beins，JourneyTeam 技術長

利用代理型 AI 取得更進一步成功

為了在這個解決方案的成功基礎上精益求精，JourneyTeam 接著使用 Copilot Studio 建立一個 AI 支援的代理程式，以簡化處理和分析個案記錄，這在過去是一項費時費力時的人工作業。

家庭服務專員經常花費數小時整理報告，然後在專家和審核主管之間來回傳遞，最終才能結案。新的 AI 代理程式將這些重複性的作業自動化，產生報告的時間從數小時縮短到幾分鐘，讓專員有更多時間追蹤家庭情況。這個代理程式直接內嵌在組織的數位平台中，提示員工在家庭訪問期間提出問題，並自動建立全面的敘述以供提交。

Beins 表示，Copilot Studio 為 JourneyTeam 的客戶提供一個安全、低程式碼的環境以建置「真正智慧型」的 AI 代理程式，並直接內嵌在客戶的工作流程中。

他說道：「有了這個解決方案，過去需要數小時的人工作業 (例如整理和完成個案記錄)，現在只需要透過對話體驗在幾分鐘內即可處理完畢。不同於其他平台，Copilot Studio 順暢整合至 Microsoft 生態系統，因此我們可以結合 AI 推理、即時資料存取和使用者情境，而不會影響合規性，也不需要廣泛的重新訓練。代理型 AI 的更廣泛價值在於它不僅能夠回應問題，還可以採取行動。這代表在流程上花費更少的時間，並投入更多的時間提供真人影響力。」

由於減少了 5 倍日常流程所需的時間，因此得以重新關注於兒童本身

JourneyTeam 的原創解決方案、以及他們建立的家庭服務代理程式的效果幾乎是立竿見影。與舊版系統相比，該組織在日常行政流程上花費的時間減少了 5 倍，並降低了 54% 的成本。這樣的效率釋放了寶貴的資源，讓非營利組織能夠專注於最重要的事情：提升兒童和家庭的結果。這個解決方案的成效如此顯著，使得 Head Start 計劃認證該組織為國家卓越計劃。

JourneyTeam 和該非營利組織希望與全國各地其他的 Head Start 計劃分享這樣的成功。Power Platform 在這個解決方案的成功中扮演著核心的角色，讓 JourneyTeam 的客戶能夠集中控制和治理組織營運。

至於 JourneyTeam 與非營利組織客戶之間的合作夥伴關係，他們正在進一步提升 Microsoft 和低程式碼的強大功能。這個非營利組織正在規劃一項 Copilot Studio 訓練計劃，協助員工自行建立、管理和部署代理程式，進一步加強這個已經改變了遊戲規則的解決方案。

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