A JourneyTeam dá vida a um sistema desatualizado com o Power Apps

Usando o Microsoft Power Apps e um agente do Copilot, a JourneyTeam ajudou seu cliente, uma organização sem fins lucrativos, a reduzir os custos em 54%, economizar tempo em tarefas administrativas e se concentrar novamente na sua missão.

2 de julho de 2025

À medida que as organizações sem fins lucrativos lidam com a crescente concorrência por financiamento, incerteza regulatória e escassez de pessoal, os avanços tecnológicos, como a IA generativa, apresentam uma oportunidade significativa para enfrentar os principais desafios operacionais. Seja automatizando processos manuais, criando faturamentos mais rápidos e precisos ou usando dados para personalizar relatórios e análises, a aplicação estratégica de soluções tecnológicas pode ajudar as organizações sem fins lucrativos a atender suas comunidades. Mas as organizações sem fins lucrativos enfrentam outro desafio: como implementar a IA generativa em tempo hábil, sem gastar muito.

Aí entra a JourneyTeam, um parceiro de longa data da Microsoft e três vezes vencedor da premiação Partner of the Year, que trabalha há mais de 30 anos para ajudar organizações sem fins lucrativos, instituições educacionais e governamentais e muito mais a atualizar seus patrimônios tecnológicos. Eles são especializados em orientar as organizações em relação às complexidades do cenário tecnológico para construir um crescimento sustentável, fornecendo serviços e soluções em aplicativos de negócios, infraestrutura, análise, IA e muito mais. E, como especialistas em desenvolvimento low-code, eles são especialmente hábeis em criar soluções escaláveis que seus clientes podem treinar, adaptar e escalar facilmente.

Eric Beins, diretor de tecnologia da JourneyTeam, falou sobre sua parceria com a Microsoft: "Fizemos uma escolha deliberada de nos alinharmos 100% com a Microsoft porque ela oferece um ecossistema incrivelmente abrangente, escalável e seguro para resolver desafios de negócios modernos. Diferentemente de outras plataformas, que exigem a junção de soluções fragmentadas, a Microsoft fornece uma pilha integrada que abrange ERP (planejamento de recursos empresariais), CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), colaboração, dados e IA."

Ele continuou, "A Microsoft nos capacita a fornecer resultados mais inteligentes e mais rápidos para nossos clientes. Nossa profunda parceria nos dá acesso antecipado à inovação, suporte direto e um roteiro estratégico que nos ajuda a ficar à frente das necessidades de nossos clientes. É mais do que uma decisão de tecnologia, é uma estratégia de crescimento para nossos clientes e para nós."

Dificuldades com sistemas de relatórios demorados

Em Utah, uma organização educacional sem fins lucrativos, cujo objetivo é promover o sucesso educacional ao longo da vida para crianças em comunidades carentes, funciona como a âncora para a educação infantil essencial. Atendendo 800.000 crianças em Utah, Colorado, Nevada e Montana por meio do programa federal Head Start, essa organização sem fins lucrativos reconhecia o poder dos dados para embasar as decisões — mas eles estavam lidando com sistemas desatualizados que consumiam tempo e eram complicados, um desafio que atrasou o apoio vital para milhares de famílias. Eles achavam que o rastreamento do ciclo de vida de documentos e atividades, desde exames de saúde até avaliações educacionais, era desarticulado e demorado — sem falar das várias maneiras pelas quais os funcionários rastreavam e armazenavam informações.

A organização sem fins lucrativos entendia a necessidade de atualizar seus sistemas de relatórios para produzir relatórios e análises personalizáveis com mais precisão e rapidez e atender aos requisitos de conformidade, o que permitiria que eles se concentrassem nas crianças e famílias que usam seu programa. Eles contrataram a JourneyTeam para determinar como eles poderiam implementar uma solução personalizada da qual eles pudessem ser os proprietários imediatamente e que atendesse às suas necessidades organizacionais, com também as dos usuários finais. Como especialistas em desenvolvimento low-code, a JourneyTeam identificou imediatamente que uma solução criada com o Microsoft Power Platform ofereceria a seus clientes a flexibilidade, escalabilidade e facilidade de uso de que precisavam. A organização tinha recursos limitados e buscava uma implantação rápida e, como já usava tecnologias da Microsoft em toda a pilha, o Power Platform ofereceria integração nativa e treinamento fácil, consolidando ainda mais a adequação.

Uma pessoa trabalhando no laptop em um escritório.

"A Microsoft nos capacita a fornecer resultados mais inteligentes e mais rápidos para nossos clientes. É mais do que uma decisão de tecnologia, é uma estratégia de crescimento para nossos clientes e para nós."

— Eric Beins, diretor de tecnologia da JourneyTeam

Low-code: um sistema melhor para resultados melhores

Depois de determinar que uma solução low-code seria mais adequada para a organização sem fins lucrativos, a JourneyTeam trabalhou diretamente com eles para entender suas necessidades e recursos. Eles desenvolveram a solução usando o Microsoft Power BI e o Power Apps, pois a integração perfeita com sua pilha de tecnologia existente forneceu ao cliente as ferramentas necessárias para tornar a análise de dados mais acessível e acionável. Ela também simplificou a entrada de dados, melhorou a visibilidade dos dados por meio de painéis do Power BI e aprimorou a comunicação dentro da organização.

Beins explicou por que o low-code funcionou para seu cliente: "O Power Platform ajudou nosso cliente a implementar rapidamente um sistema eficiente e aprimorado por IA com tempo e custo significativamente reduzidos. É importante ressaltar que ele os posicionou para personalizar e dimensionar a solução de forma independente ao longo do tempo, tornando-a um investimento inteligente para hoje e amanhã."

Com as ferramentas fáceis de usar da solução, a organização agora pode:

Identificar tendências nos resultados das crianças e fazer intervenções direcionadas para melhor apoiar seu desenvolvimento.
Simplificar relatórios para agências federais e estaduais, que têm políticas de conformidade rigorosas, tornando esse processo mais rápido e menos oneroso.
Tomar decisões baseadas em dados em tempo real para melhorar a qualidade do serviço.

Uma das atualizações mais significativas foi o uso do Microsoft Dataverse, uma solução de armazenamento de dados que forneceu acesso seguro e baseado em função aos dados para cada um dos locais da organização sem fins lucrativos. Isso eliminou a necessidade de solicitações de acesso a dados e exportações separadas, dando às equipes maior autonomia e controle. A natureza personalizável da plataforma significava que a organização poderia adaptar rapidamente o sistema para atender às suas necessidades em constante evolução.

"O valor mais amplo da IA de agentes é sua capacidade de não só responder a perguntas, mas também de agir. Isso significa menos tempo nos processos e mais tempo entregando impacto humano."

— Eric Beins, diretor de tecnologia da JourneyTeam

Levando o sucesso mais além com a IA de agentes

Para aproveitar o sucesso dessa solução, a JourneyTeam criou um agente com tecnologia de IA usando o Copilot Studio para simplificar o processamento e a análise de anotações de casos, que antes eram tarefas manuais demoradas.

Os especialistas em serviços para famílias muitas vezes passavam horas compilando relatórios, que então iam e vinham entre especialistas e gerentes de aprovação para finalização. O novo agente de IA automatizou essas tarefas repetitivas, reduzindo o tempo de geração de relatórios de horas para minutos, dando aos especialistas mais tempo para acompanhar as famílias. Incorporado diretamente na plataforma digital da organização, o agente fazia perguntas aos funcionários durante as reuniões com as famílias e criava automaticamente narrativas abrangentes para envio.

Beins disse que o Copilot Studio deu ao cliente da JourneyTeam um ambiente de low-code seguro para criar um agente de IA "verdadeiramente inteligente" que foi diretamente incorporado em seus fluxos de trabalho.

Ele disse: "Com essa solução, o que antes levava horas de esforço manual, como compilar e finalizar anotações de casos, agora é feito em minutos por meio de uma experiência de conversação. Ao contrário de outras plataformas, o Copilot Studio se integra perfeitamente ao ecossistema da Microsoft, portanto, podemos combinar raciocínio de IA, acesso a dados em tempo real e contexto do usuário sem comprometer a conformidade ou exigir um novo treinamento extenso. O valor mais amplo da IA de agentes é sua capacidade de não só responder a perguntas, mas também de agir. Isso significa menos tempo nos processos e mais tempo entregando impacto humano."

Voltando o foco para as crianças, graças a uma redução de cinco vezes no tempo gasto em processos diários

Os efeitos da solução original da JourneyTeam, e do agente de serviços para famílias que eles criaram, foram quase imediatos. A organização viu uma redução de cinco vezes no tempo gasto em processos administrativos diários e uma redução de 54% nos custos em comparação com seu sistema herdado. Essas eficiências liberaram recursos valiosos, capacitando a organização sem fins lucrativos a se concentrar no que mais importava: melhorar os resultados para crianças e famílias. A solução foi tão eficaz que a organização foi certificada como um programa nacional de excelência pelo programa Head Start.

Esse sucesso é algo que a JourneyTeam e a organização sem fins lucrativos planejam compartilhar com outros programas Head Start em todo o país. O Power Platform desempenhou um papel central no sucesso dessa solução, dando ao cliente da JourneyTeam a possibilidade de ter controle central e governança sobre suas operações.

Quanto à parceria entre a JourneyTeam e seu cliente sem fins lucrativos, eles estão levando o poder da Microsoft e do low-code mais além. A organização sem fins lucrativos está planejando um programa de treinamento do Copilot Studio que ajudará os funcionários a criar, gerenciar e implantar agentes por conta própria, aprimorando ainda mais uma solução que já é revolucionária.

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